Promid Otel Yönetim Sistemi

Ne işe yarar

Promid bulut tabanlıdır; tarayıcıdan girilir, otele kurulum yapılmaz. Giriş üç bilgiye dayanır: otel kodu, e-posta ve parola. Aynı kullanıcı birden fazla tesise yetkiliyse giriş sırasında hangi otelde çalışacağını seçer — her otelin verisi ayrı veritabanında tutulur.

Kimler kullanır

Sisteme giren herkes: resepsiyonist, gece müdürü, muhasebe, depo sorumlusu, kat hizmetleri, teknik servis, yöneticiler.

Adım adım

• Tarayıcıdan otelinizin Promid adresine gidin.
• Otel kodu, e-posta ve parolanızı girin.
• Birden fazla tesise yetkiliyseniz açılan listeden çalışacağınız oteli seçin.
• /modules ekranında yetkiniz dahilindeki modüller kart olarak listelenir; çalışacağınız modüle tıklayın.
• Her modülün kendi gösterge paneli (dashboard) açılır; günün özeti, bekleyen işler ve hızlı erişim butonları buradadır.
• Modüller arasında geçmek için sol menüyü veya /modules ekranını kullanın.

Alanların anlamı

• Otel kodu: tesisi tanımlayan kod; hangi veritabanına bağlanılacağını belirler.
• Otel seçimi: çoklu tesiste hangi mülkte çalışılacağı; oturum boyunca sabittir.
• Modül kartı: lisansı açık ve size yetki verilmiş birim. Kapalı modül menüde hiç görünmez.

İpuçları

• Yanlış otelde işlem yapmamak için üst bardaki tesis adını gün başında kontrol edin.
• Modül kartı görünmüyorsa ya o modül otelin lisansında yoktur ya da kullanıcıya birim yetkisi verilmemiştir.

Sık karşılaşılan sorunlar

• "Otel kodu veya parola hatalı" uyarısı üç bilgiden herhangi biri yanlış olduğunda aynı şekilde verilir; bu, otel kodu tahmin edilmesin diye bilinçli bir davranıştır.
• Ard arda başarısız giriş denemesinde hesap geçici olarak sınırlanır (15 dakikada 10 deneme); birkaç dakika bekleyip tekrar deneyin.
• Oturumunuz düştüyse tarayıcıyı yenileyin; sistem yenileme jetonuyla oturumu geri kurar, abonelik süresi dolmuşsa girişe düşer.

Ne işe yarar

Promid'de yetki klasik "rol" yerine birim + işlem bayrağı modeliyle çalışır. Her kullanıcı için, her birim (Ön Büro, Finans, Restoran, Depo, Housekeeping, Teknik, Satış, SPA, Back Office) ayrı ayrı açılır ve o birim içinde hangi işlemleri yapabileceği tek tek işaretlenir. Bir birimde hiç kaydı olmayan kullanıcı o modüle giremez.

Kimler kullanır

Otel yöneticisi / sistem sorumlusu. Personel kendi yetkisini göremez, yalnızca sonucunu yaşar.

Adım adım

• Kullanıcıyı oluşturun (ad soyad, kullanıcı adı, e-posta, departman, aktif/pasif).
• Kullanıcının çalışacağı birimleri seçin; seçilmeyen birim menüde görünmez.
• Her birim için işlem bayraklarını işaretleyin: ekleme, düzenleme, silme, tahsilat, iptal, prim, rezerve, istatistik, personel, sözleşme, tapu ve yetki verme.
• Kaydedin. Yetki değişikliği anında yürürlüğe girer; açık oturumda bile yeni yetkiler geçerli olur.

Alanların anlamı

• Birim: modül/departman. Yetkinin en dış katmanıdır.
• Ekleme / düzenleme / silme: kayıt üzerinde temel işlemler.
• Tahsilat: para alma-verme yetkisi; kasayı etkileyen işlemler.
• İptal: rezervasyon, fatura, adisyon gibi kayıtları iptal etme.
• Rezerve: rezervasyon oluşturma/oda bloke etme.
• İstatistik: rapor ve ciro ekranlarını görme.
• Prim / personel: personel ve prim kayıtlarına erişim.
• Sözleşme / tapu: devremülk ve uzun dönem sözleşme kayıtları için.
• Yetki: başkasına yetki verebilme; yalnızca yöneticide açık olmalıdır.

İpuçları

• Resepsiyonda "silme" ve "iptal" bayraklarını kapalı tutup düzeltmeyi vardiya amirine bırakmak muhasebe izini korur.
• Gece müdürüne gün kapama, tahsilat ve check-in/out yetkisi verin; personel ve yetki bayraklarını kapalı bırakın.
• Yeni modül lisansa eklendiğinde kullanıcılara otomatik yetki verilmez; birim yetkisini elle tanımlamanız gerekir.

Sık karşılaşılan sorunlar

• "Bu işlem için yetkiniz yok" uyarısı: ilgili birimde o işlem bayrağı kapalıdır.
• Modül menüde hiç yoksa sorun bayrakta değil, birim yetkisinin hiç verilmemiş olmasındadır.
• Yeni personelin yetkileri kopyalanmaz; her kullanıcı için ayrı tanımlanır.

Ne işe yarar

Ön büro modülüne girdiğinizde açılan ana panel; otelin anlık durumunu özetler. Doluluk, bugünkü giriş ve çıkış sayısı, günün geliri ve oda durum dağılımı kartlar halinde gösterilir.

Kimler kullanır

Resepsiyon, ön büro müdürü, gece müdürü ve otel yönetimi.

Adım adım

• /onburo adresine gidin; panel otomatik açılır.
• Doluluk oranı kartından günlük/haftalık/aylık doluluk grafiğine bakın.
• "Giriş & Çıkışlar" kartından bugün beklenen check-in ve check-out sayısını, tamamlananları görün.
• Gelir özeti kartında nakit, kredi kartı, havale ve diğer ödeme türlerine göre günün tahsilat dağılımını inceleyin.
• Oda durumu grafiğinden boş / dolu / kirli / bakımda dağılımını okuyun.
• Hızlı erişim butonlarıyla yeni rezervasyon, hızlı check-in, tahsilatlar ve gün kapama ekranlarına tek tıkla geçin.

Alanların anlamı

• Doluluk: satılabilir oda sayısına göre dolu oda yüzdesi.
• Giriş/Çıkış: bugün için beklenen hareket sayısı; tamamlananlar ayrı sayılır.
• Gelir: günün tahsilat toplamı, ödeme türüne göre kırılımlı.
• Oda durumu grafiği: housekeeping ile ortak; check-out yapılan oda otomatik "kirli" olur.

İpuçları

• Paneli vardiya devrinin ilk adımı yapın; devredilen açık işler burada görünür.
• Kartlara tıklayarak ilgili detay sayfasına geçebilirsiniz.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Rakamlar beklenenden düşükse dönem filtresini kontrol edin.
• Gelir kartı boşsa gün içinde henüz tahsilat girilmemiş olabilir; cari aktarımlar kasaya girmediği için burada görünmez.

Ne işe yarar

Otelin tüm odalarını tek panelden izlemenizi sağlar. Odalar dört durumdan biriyle gösterilir ve kat kat gruplanır; görsel kat planında odalar durumlarına göre renklenir.

Kimler kullanır

Resepsiyon, ön büro müdürü ve kat hizmetleri supervisor'ı.

Adım adım

• /onburo/oda-durumu sayfasını açın; oda listesi ve kat planı görünümü gelir.
• Büyük tesislerde üstteki kat filtresiyle tek kata odaklanın.
• Bir odanın durumunu değiştirmek için oda kartındaki durum butonuna tıklayın ve yeni durumu seçin.
• Temizlenen odayı "Kirli"den "Boş"a alarak satışa açın.
• Dolu odada "Mevcut Misafir" bilgisine tıklayarak konaklama detayına geçin.

Alanların anlamı

• Boş: temiz ve misafir kabule hazır; check-in yapılabilir.
• Dolu: aktif konaklama var; check-out bekliyor veya konaklama sürüyor.
• Kirli: misafir çıkmış, temizlik bekliyor. Kat hizmetleri temizleyince "Boş" yapılır.
• Bakımda: teknik arıza veya tadilat; geçici olarak satılamaz.
• Oda tipi: Standart, Deluxe, Suite, Aile Odası vb.
• Kat: odanın bulunduğu kat; filtreleme ve rota planlamasında kullanılır.

İpuçları

• Sabah vardiyasında kat planına bakarak temizlik rotasını planlayın; check-out odaları önceliklidir.
• Bakıma alınan odayı teknik servise iş emri açarak eşleştirin; oda gereğinden uzun süre satış dışı kalmasın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Oda "kirli" göründüğü halde temizlenmişse housekeeping tarafında durum güncellenmemiştir.
• Bakımdaki odalar müsaitlik hesabına girmez; uzun süre bakımda kalan odalar doluluk oranını yanıltır.

Ne işe yarar

Gelen tüm rezervasyon taleplerinin kaydedildiği ekran. Yeni rezervasyon açma, düzenleme, iptal ve detay görüntüleme buradan yapılır.

Kimler kullanır

Resepsiyon ve rezervasyon ekibi.

Adım adım

• /onburo/rezervasyonlar/yeni sayfasını açın (veya listeden "Yeni Rezervasyon").
• Misafir bilgilerini girin: ad, soyad, telefon, e-posta, kimlik bilgileri. Daha önce konaklamış misafiri arama çubuğundan bulup seçin.
• Giriş ve çıkış tarihlerini seçin; takvimde müsait günler yeşil, dolu günler kırmızı gösterilir.
• Seçilen tarihlerde müsait odalar listelenir; oda tipi, kat ve fiyata göre filtreleyip odayı seçin.
• Pansiyon tipini belirleyin: OB, BB, HB, FB veya AI.
• Ön ödeme tutarı ve ödeme türünü girin. Acenta veya şirket üzerinden faturalanacaksa ilgili cariyi seçin.
• Bilgileri kontrol edip "Rezervasyonu Kaydet" ile onaylayın.

Alanların anlamı

• Pansiyon tipi: OB sadece oda, BB oda+kahvaltı, HB yarım pansiyon, FB tam pansiyon, AI her şey dahil. Restoran öğün haklarını bu alan belirler.
• Durum: Onaylı, Beklemede (opsiyon), İptal, No-show, Check-in Yapıldı.
• Kanal: Direkt, web sitesi, Booking.com, Expedia, acenta vb.
• Ön ödeme: rezervasyon anında alınan tutar; check-out bakiyesinden düşülür.

İpuçları

• Opsiyonlu talepleri "Beklemede" bırakın; kesinleşmeden odayı satıştan düşürmeyin.
• Rezervasyon listesinde tarih aralığı, durum, kanal ve oda tipi filtrelerini birlikte kullanarak günlük iş listesi çıkarın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• İptal edilen rezervasyon geri alınamaz; iptalden önce misafirle iletişime geçip iptal koşullarını doğrulayın.
• Tarih aralığında oda çıkmıyorsa oda tipi filtresini gevşetin veya blokajları kontrol edin.
• Fiyat değişiklikleri yalnızca yeni rezervasyonları etkiler; mevcut rezervasyonların fiyatı korunur.

Ne işe yarar

Bugün giriş yapacak misafirlerin listelendiği ve hızlı check-in yapılan ekran. Onaylanan check-in oda durumunu otomatik "Dolu" yapar ve KBS bildirimi için kayıt üretir.

Kimler kullanır

Resepsiyonist, ön büro müdürü, gece müdürü.

Adım adım

• Bugünkü girişler listesinden rezervasyonu seçin; misafir adı veya rezervasyon numarasıyla arayın.
• Kimlik bilgilerini girin: TC kimlik numarası (yabancıda pasaport), doğum tarihi, uyruk. Bu alanlar KBS bildiriminin dayanağıdır.
• Oda atamasını yapın: rezervasyondaki oda uygunsa doğrudan atanır, değilse müsait odalar arasından seçin.
• Ek hizmetleri ekleyin (ekstra yatak, otopark vb.); eklenenler konaklama hesabına yansır.
• Otel politikasına göre depozito alın; tutar ve ödeme yöntemini kaydedin.
• "Check-in Onayla" ile işlemi tamamlayın; oda durumu "Dolu" olur.
• Oda kartı ve Wi-Fi bilgisi çıktısını alın.

Alanların anlamı

• Depozito: güvenlik teminatı; check-out'ta iade edilir veya harcamalardan düşülür.
• Oda atama: konaklamanın fiziksel odaya bağlandığı adım; minibar ve oda borçlandırma bu bağa dayanır.
• Uyruk: KBS bildiriminde TC vatandaşı / yabancı ayrımını belirler.

İpuçları

• Kimlik alanlarını check-in anında eksiksiz doldurun; KBS bildirimini sonradan tamamlamak zaman kaybettirir.
• Grup girişlerinde tek tek check-in yerine grup rezervasyonu ekranından toplu giriş yapın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Oda "kirli" ise check-in yapılmadan önce housekeeping'den temiz durumuna geçirilmelidir.
• Rezervasyonda oda tipi değişmişse fiyat farkı otomatik güncellenmez; hesaba elle düzeltme girin.

Ne işe yarar

Giriş yapması beklenen, henüz check-in olmamış rezervasyonları listeler. Vardiyanın "bugün kimi bekliyoruz" listesidir; buradan doğrudan check-in akışına geçilir.

Kimler kullanır

Resepsiyon ve ön büro müdürü.

Adım adım

• /onburo/gelecekler sayfasını açın; tarih filtresini bugüne alın.
• Listeyi misafir adı, oda tipi veya kanal bakımından tarayın; grup ve acenta girişlerini işaretleyin.
• Erken gelen misafir için oda hazır değilse oda durumundan uygun bir oda arayın veya bekletme kaydı açın.
• Gelen misafirin satırından check-in işlemine geçin.
• Gün sonunda gelmeyenleri no-show olarak işaretleyin; bu adım gün kapama ön kontrolünde zorunludur.

Alanların anlamı

• Beklenen giriş: durumu "Onaylı" olan ve giriş tarihi bugüne düşen rezervasyon.
• No-show: giriş yapmayan misafir; iptal koşullarına göre ücret yansıtılabilir.
• Ön ödeme: rezervasyonda alınmış tutar; check-in sırasında bakiyeden düşülür.

İpuçları

• Gün başında bu listeyi yazdırıp oda atamalarını önceden yapmak yoğun saatlerde kuyruğu kısaltır.
• VIP ve tekrar gelen misafirleri müşteri listesinden kontrol edip oda tercihine göre atayın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Listede görünmeyen rezervasyon "Beklemede" durumunda olabilir; opsiyonu onaya çevirin.
• No-show işaretlenmemiş kayıtlar gün kapamayı bloke eder.

Ne işe yarar

Şu anda otelde konaklayan (check-in yapmış, check-out yapmamış) tüm misafirleri listeler. Oda numarası, konaklama tarihleri, pansiyon tipi ve güncel bakiye tek ekranda görünür.

Kimler kullanır

Resepsiyon, gece müdürü, restoran ve SPA (oda borçlandırma doğrulaması için).

Adım adım

• /onburo/icerdekiler sayfasını açın.
• Oda numarası veya misafir adıyla arama yapın.
• Satıra tıklayarak konaklama detayına girin: harcamalar, ödemeler, ek hizmetler.
• Konaklama uzatma, oda değişikliği veya ek hizmet ekleme işlemlerini buradan başlatın.
• Yüksek bakiyeli misafirler için ara tahsilat alın.

Alanların anlamı

• Bakiye: konaklama + ekstra harcamalar − ödemeler. Anlık günceldir.
• Pansiyon tipi: restoranda öğün hakkını belirler.
• Konaklama uzatma: çıkış tarihini ileri alma; müsaitlik kontrolünden geçer.

İpuçları

• Bu listeyi restoran ve SPA'da "oda borçlandır" işlemi öncesi doğrulama için kullanın; aktif konaklaması olmayan misafire oda borçlandırma yapılamaz.
• Uzun konaklamalarda haftada bir ara tahsilat almak çıkış günündeki sürprizi önler.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Misafir listede yoksa check-in tamamlanmamış olabilir.
• Bakiye beklenenden yüksekse minibar veya restoran oda borçlandırmaları eklenmiştir; harcama dökümünü inceleyin.

Ne işe yarar

Çıkış tarihi bugün olan konaklamaları listeler. Sabah vardiyası bu listeden bakiyeleri önden kontrol eder ve check-out kuyruğunu yönetir.

Kimler kullanır

Resepsiyon ve ön büro müdürü.

Adım adım

• /onburo/cikacaklar sayfasını açın.
• Her satırdaki bakiye sütununu kontrol edin; sıfır olmayanları işaretleyin.
• Açık bakiyeli misafirler için tahsilat planlayın veya cari aktarım onayı alın.
• Misafir geldiğinde satırdan check-out işlemine geçin.
• Geç çıkış (late check-out) taleplerini oda planına göre değerlendirin ve ücretini hesaba ekleyin.

Alanların anlamı

• Bakiye: çıkışta tahsil edilmesi gereken kalan tutar.
• Geç çıkış: standart çıkış saatinden sonraki çıkış; ücretlendirilebilir.
• Gecikmiş çıkış: çıkış tarihi geçtiği halde hâlâ check-out yapılmamış konaklama; gün kapama ön kontrolünde uyarı verir.

İpuçları

• Sabah 08:00'de listeyi çıkarıp minibar kontrolünü housekeeping'e önceden bildirin; çıkışta minibar bekleme süresi kısalır.
• Acenta üzerinden gelen çıkışlarda konaklama bedelinin cariye, ekstraların misafire yansıtılacağını önceden ayırın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Listede olmayan çıkış, konaklama tarihi uzatılmış olabilir.
• Gecikmiş çıkışlar gün kapamayı engeller; ya konaklama uzatılmalı ya da check-out tamamlanmalıdır.

Ne işe yarar

Konaklamanın kapatıldığı ekran. Bakiye kontrolü, tahsilat ve fatura kesimi bu süreçte yapılır. Çıkış onaylanınca oda durumu "Kirli"ye döner.

Kimler kullanır

Resepsiyonist, ön büro müdürü, gece müdürü.

Adım adım

• Konaklamayı açın ve hesap özetini inceleyin; tüm harcama ve ödemeleri kontrol edin.
• Eksik veya hatalı kayıt varsa düzeltin; son dakika minibar ve oda servisi kalemlerini ekleyin.
• Bakiye sıfır değilse kalan tutarı tahsil edin; ödeme türünü (nakit, kredi kartı, havale, cari) ve tutarı girin.
• Misafirin isteğine göre bireysel veya kurumsal fatura düzenleyin.
• Bakiye sıfırlandıktan sonra "Check-out Onayla" ile konaklamayı kapatın.

Alanların anlamı

• Bakiye = Toplam konaklama ücreti + Ekstra harcamalar + İadeler − Transferler − Ödemeler.
• Toplam konaklama ücreti: geceleme bedelleri + pansiyon ücretleri.
• Ekstra harcamalar: minibar, oda servisi, SPA, restoran.
• Transferler: acenta veya şirket cari hesabına aktarılan tutarlar; kasaya girmez, borç olarak kaydedilir.
• Ödemeler: nakit, kredi kartı veya havaleyle alınan tutarlar.

İpuçları

• Depozitoyu çıkışta iade etmeyi veya harcamadan düşmeyi unutmayın; iki yönlü de kayda geçmelidir.
• Kurumsal faturada firmanın vergi bilgileri kartta önceden dolu olmalıdır; çıkış anında aramayın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Bakiye sıfırlanmadan check-out tamamlanamaz. Açık bakiye ya tahsil edilmeli ya da yetkili onayıyla cari hesaba aktarılmalıdır.
• Cari aktarım kasaya girmediği için günün nakit toplamında görünmez; gün kapama önizlemesinde ayrı satırda listelenir.

Ne işe yarar

Ön büronun günlük nakit akışı burada izlenir. Tahsilat (para girişi) ve tediye (para çıkışı) kayıtları listelenir. Önemli davranış: yalnızca henüz gün kapamayla teslim edilmemiş kayıtlar görünür.

Kimler kullanır

Resepsiyonist, ön büro müdürü, gece müdürü, muhasebe.

Adım adım

• /onburo/tahsilatlar sayfasını açın.
• Yeni kayıt için tahsilat türünü seçin: Tahsilat (giriş) veya Tediye (çıkış).
• İlişkili kaydı seçin: rezervasyon, misafir veya işlem.
• Tutarı girin.
• Ödeme türünü seçin: nakit, kredi kartı, havale/EFT veya cari hesap.
• Kaydedin; kasa bakiyesi anlık güncellenir.
• Gün içinde tarih, tür, ödeme türü ve teslim durumu filtreleriyle kontrol edin.

Alanların anlamı

• Tahsilat: kasaya giren tutar.
• Tediye: kasadan çıkan tutar.
• Cari hesap: acenta veya şirket carisine borçlanan tutar; kasaya nakit olarak girmez.
• Teslim durumu: gün kapamada teslim edilmiş kayıtlar bu listeden düşer ve teslim listesinde arşivlenir.

İpuçları

• Restoran, SPA ve Back Office tahsilatları kendi birim kodlarıyla ayrı kaydedilir; gün kapamada hepsi birlikte teslim edilir.
• Vardiya devrinde kasa sayımını bu ekrandaki toplamla karşılaştırın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Dün girilen bir kayıt listede yoksa gün kapamayla teslim edilmiştir; /onburo/gun-kapat üzerinden teslim listesine bakın.
• Cari aktarımlar nakit toplamını artırmaz; kasa farkı sanılıp aranmasın.

Ne işe yarar

Kesilen tüm faturaların yönetildiği ekran. Fatura listesi, detay görüntüleme, iptal ve PDF/yazdırma işlemleri buradan yapılır.

Kimler kullanır

Resepsiyon, ön büro müdürü, muhasebe.

Adım adım

• /onburo/faturalar sayfasını açın; faturalar tarih sırasıyla listelenir.
• Fatura numarası, misafir/firma adı veya tarih aralığıyla arayın.
• Satıra tıklayarak detayı açın: başlık bilgileri, kalemler, KDV matrah tablosu ve ödeme şekli.
• Çıktı için "PDF İndir" veya "Yazdır" butonlarını kullanın.
• Hatalı fatura için detay sayfasından iptal işlemini yapın.

Alanların anlamı

• Fatura numarası: sistemin otomatik atadığı benzersiz numara.
• Kalemler: hizmet/ürün satırları; adet, birim fiyat ve tutar.
• KDV matrah tablosu: orana göre gruplanmış matrah ve vergi tutarı. Matrah = tutar / (1 + KDV/100).
• Durum: Aktif veya İptal.

İpuçları

• Konaklama %10, yiyecek-içecek %20, temel gıda %1 oranlarını kalem bazında doğru seçin; toplu düzeltme yapılmaz.
• Kurumsal faturalarda firmayı cari karttan seçin; el yazımı unvan mutabakatı bozar.

Sık karşılaşılan sorunlar

• İptal edilen fatura muhasebe açısından saklanır, silinemez ve iptal geri alınamaz; hatalı iptalde yeni fatura kesilmesi gerekir.
• KDV oranı yanlış girilen faturalar beyanname hazırlığında sorun çıkarır; kesim öncesi matrah tablosunu kontrol edin.

Ne işe yarar

Günlük işlemleri kapatıp ertesi güne devreden gece denetimi (night audit). Tüm açık tahsilat, tediye, işletme gelir-gider ve cari borç kayıtları tek bir teslim koduyla kesinleştirilir ve günün snapshot'ı alınır.

Kimler kullanır

Gece müdürü ve yöneticiler; gün kapama yetkisi verilmiş kullanıcılar.

Adım adım

• /onburo/gun-kapat sayfasını açın; 4 adımlı sihirbaz başlar.
• Adım 1 — Ön kontroller: sistem no-show'ları, gecikmiş çıkışları ve açık bakiyeleri otomatik denetler. Sorunlar çözülmeden ilerlenemez.
• Adım 2 — Önizleme: kapatılacak tahsilatlar, tediyeler, işletme gelir-giderleri ve cari aktarımlar özetlenir. Dikkatle inceleyin.
• Adım 3 — Onay: benzersiz teslim kodu üretilir, tüm kayıtlar teslim edilmiş olarak işaretlenir, teslim listesi ve gün snapshot'ı oluşturulur. Tümü tek işlem bloğunda gerçekleşir.
• Adım 4 — Rapor: toplam tahsilat ve tediye, ödeme türü dağılımı, doluluk özeti, teslim kodu ve işlemi yapan personel raporlanır. PDF alın ve arşivleyin.

Alanların anlamı

• No-show kontrolü: bugün giriş yapması beklenip gelmemiş misafirler; işaretlenmeli veya ertelenmelidir.
• Gecikmiş çıkış: çıkış tarihi geçtiği halde açık kalan konaklama.
• Açık bakiye: sıfırlanmamış misafir hesabı; tahsil edilmeli veya cariye aktarılmalıdır.
• Cari aktarım: acenta/şirkete borç yazılan tutar; bilgi amaçlıdır, kasaya girmez.
• Teslim kodu: kapatılan tüm kayıtları birbirine bağlayan benzersiz numara.

İpuçları

• Restoran tarafında açık adisyon kalmamasına dikkat edin; açık adisyonun tahsilatı teslim edilir ama adisyon açık kalabilir.
• Teslim raporunun PDF'ini her gün muhasebeyle paylaşın; mutabakatın en güçlü belgesidir.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Gün kapama geri alınamaz. Hata varsa yalnızca düzeltme kaydı oluşturulabilir.
• Ön kontrollerden biri kırmızıysa sihirbaz ilerlemez; önce ilgili ekranda düzeltme yapın.

Ne işe yarar

Birden fazla odanın aynı anda rezerve edildiği toplu işlemleri yönetir: tur grupları, konferans katılımcıları, düğün misafirleri, kurumsal toplantı grupları.

Kimler kullanır

Rezervasyon ekibi, satış/MICE ekibi, ön büro müdürü.

Adım adım

• /onburo/grup-rezervasyonlari sayfasında yeni grup oluşturun.
• Grup bilgilerini girin: grup adı, organizatör, giriş/çıkış tarihleri, toplam kişi sayısı.
• Gerekli oda sayısı ve tiplerini belirleyin; sistem müsait odaları öne sunar.
• Gruba özel pansiyon tipi ve toplu fiyatı (grup indirimi) tanımlayın.
• Rooming list'i girin: her odaya atanacak misafir isimleri. Excel yükleyerek toplu içe aktarabilirsiniz.
• Giriş günü tek tıkla toplu check-in yapın.

Alanların anlamı

• Rooming list: oda–misafir eşleştirme listesi; toplu check-in ve KBS bildiriminin dayanağıdır.
• Opsiyonel blok: gruba bloke edilen oda sayısı; opsiyon süresi dolunca otomatik serbest bırakılabilir.
• Faturalama tipi: tek fatura, oda bazlı fatura veya karma (konaklama firmaya, kişisel harcama misafire).

İpuçları

• Aynı katta konumlandırma tercihini işaretleyerek grubun hizmetini kolaylaştırın.
• Rooming list'i giriş gününden en az bir gün önce tamamlayın; KBS toplu bildirimi böylece önceden hazırlanabilir.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Opsiyon süresi takip edilmezse odalar gereksiz yere satıştan düşer; otomatik serbest bırakma tanımlayın.
• Karma faturalamada kişisel harcamaların ayrımı check-in'de belirlenmezse çıkışta karışıklık çıkar.

Ne işe yarar

Otelle çalışan seyahat acentaları ve tur operatörlerinin yönetildiği ekran. Acenta kartları, komisyon oranları, üretim performansı ve cari hesap durumu buradan izlenir.

Kimler kullanır

Satış ve rezervasyon ekibi, ön büro müdürü, muhasebe.

Adım adım

• /onburo/acentalar sayfasında yeni acenta ekleyin.
• Firma bilgilerini girin: acenta adı, vergi dairesi, vergi numarası, adres.
• İletişim bilgilerini girin: yetkili kişi, telefon, e-posta.
• Komisyon oranlarını tanımlayın; oda tipine veya sezona göre farklılaştırabilirsiniz.
• Ödeme koşullarını belirleyin: vade, ödeme yöntemi, özel şartlar.
• Dönemsel komisyon raporunu alıp acentayla paylaşın.

Alanların anlamı

• Komisyon oranı: acenta üretimi üzerinden hesaplanan pay; oda tipi, sezon, pansiyon ve konaklama süresine göre farklı tanımlanabilir.
• Aktif rezervasyon sayısı / toplam ciro: acentanın güncel üretimi.
• Cari hesap özeti: acentanın borç/alacak durumu ve mutabakat durumu.

İpuçları

• Komisyon raporlarını aylık düzenleyip ödeme takibini standartlaştırın; raporlar PDF olarak paylaşılabilir.
• Doluluk katkısı düşük ama komisyonu yüksek acentaları performans istatistiklerinden tespit edip sözleşmeyi gözden geçirin.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Rezervasyonda acenta seçilmezse komisyon hesaplanmaz; sonradan düzeltmek dönemsel raporu bozar.
• Acenta cari aktarımlarının kasaya girmediğini unutmayın; nakit sayımıyla karşılaştırmayın.

Ne işe yarar

Konaklamış ve konaklayan tüm misafirlerin merkezi kayıt alanı. Tekrar gelen misafiri tanımayı, tercihlerine göre hizmet vermeyi ve geçmiş harcamalarını görmeyi sağlar.

Kimler kullanır

Resepsiyon, ön büro müdürü, satış ve pazarlama.

Adım adım

• /onburo/musteri-listesi sayfasında ad, soyad, TC kimlik, pasaport veya telefonla arama yapın.
• Uyruk, tarih ve oda tipine göre filtreleyin.
• Misafir kartını açıp geçmiş konaklamaları inceleyin: tarihler, oda, pansiyon, harcama, ödeme durumu.
• Tercihleri kaydedin: oda tercihi, yastık tipi, diyet ve alerji bilgisi, özel gün bilgileri.
• Personel arası iletişim için notlar bölümüne özel istek, şikâyet ve dikkat edilecek hususları yazın.

Alanların anlamı

• Tercihler: oda atama ve hizmet kişiselleştirmesinde kullanılan kayıtlar.
• Notlar: personel içi bilgi; misafire gösterilmez.
• Geçmiş konaklama: tekrar gelen misafirin sadakat ve fiyat kararlarında dayanağı.

İpuçları

• Rezervasyon açarken misafiri önce burada arayın; mükerrer kart açmayın.
• Alerji ve diyet bilgisini restorana da yansıtın; SPA tarafında ayrıca kaydedilir.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Aynı kişi için birden fazla kart oluşmuşsa geçmiş konaklama dökümü bölünür; kayıt açmadan önce arama alışkanlığı kazandırın.
• Kimlik alanı eksik kartlar KBS bildiriminde hataya düşer.

Ne işe yarar

Belirli bir tarih aralığında tesiste konaklayan misafirlerin kimlik ve oda bilgileriyle resmi döküm listesini üretir. Denetim ve resmi bilgi taleplerinde kullanılır; KBS bildirimlerinin kâğıt üzerindeki karşılığıdır.

Kimler kullanır

Ön büro müdürü, gece müdürü ve tesis yetkilisi.

Adım adım

• /onburo/resmi-liste sayfasını açın; tarih varsayılan olarak dün gelir, yani bir önceki gecenin listesi.
• Gerekiyorsa tarihi değiştirin; liste o gece tesiste konaklamış misafirleri getirir.
• Uyruk (TC / Yabancı) ve acenta filtreleriyle daraltın.
• Listeyi ekranda kontrol edin; eksik kimlik bilgisi olan satırları düzeltin.
• Çıktı biçimini seçin: standart A4 PDF, matbu resmi forma basım PDF veya Excel.
• Matbu forma basacaksanız yazıcı ayarları penceresinden kenar boşluklarını ve otel bilgilerini (unvan, adres, vergi dairesi/numarası, seri ve sıra no) bir kez tanımlayın; ayarlar kaydedilir.

Alanların anlamı

• Kimlik bilgisi: TC vatandaşında TC kimlik numarası, yabancıda pasaport numarası ve uyruk.
• Oda numarası ve oda tipi: konaklamanın yapıldığı oda.
• Kişi sayısı: yetişkin ve çocuklar dahil toplam.
• Geceleme: o konaklamanın gece sayısı.
• Pansiyon tipi ve oda fiyatı: konaklamanın ticari bilgileri.
• Özet satırı: toplam oda, toplam kişi, toplam gelir ve doluluk oranı.

İpuçları

• Resmi listeyi gün kapama sonrası almak, gün içinde değişen kayıtların listeye eksik yansımasını önler; varsayılan tarihin dün olması da bu mantığa dayanır.
• Eksik kimlik satırlarını KBS ekranıyla karşılaştırın; genelde aynı kayıtlar iki yerde de hata verir.
• Yazıcı kenar boşluklarını ilk basımda ayarlayıp kaydedin; sonraki basımlar aynı hizada çıkar.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Kimlik alanı boş misafirler listede eksik görünür; check-in'de zorunlu alanların doldurulması gerekir.
• Liste, resmi bildirim yerine geçmez; KBS bildirimi ayrıca yapılmalıdır.

Ne işe yarar

Ön büro performansının ölçüldüğü rapor merkezi. Beş ana rapor türü sunar ve tümü tarih aralığına göre filtrelenip dışa aktarılabilir.

Kimler kullanır

Ön büro müdürü, genel müdür, muhasebe ve satış.

Adım adım

• /onburo/raporlar sayfasını açın ve rapor türünü seçin.
• Doluluk raporunda günlük/haftalık/aylık/yıllık oranları, oda tipi ve kat kırılımını inceleyin.
• Gelir raporunda RevPAR, ADR, toplam gelir ve ödeme türü dağılımını okuyun.
• Acenta raporunda acenta bazlı rezervasyon, gelir, komisyon, iptal ve no-show oranlarını karşılaştırın.
• Kâr analizinde gelir ve gideri birleştirip departman bazlı masraf dağılımını görün.
• Tahminleme raporunda 30-60-90 günlük doluluk ve gelir projeksiyonunu inceleyin.
• Raporu Excel veya PDF olarak dışa aktarın.

Alanların anlamı

• ADR: satılan oda başına ortalama günlük fiyat.
• RevPAR: mevcut oda başına gelir; doluluk ve ADR'nin bileşimi.
• On-the-books: gelecek tarihler için hâlihazırda alınmış rezervasyon hacmi.

İpuçları

• Doluluk ve ADR'yi birlikte okuyun; sadece doluluğu kovalamak RevPAR'ı düşürebilir.
• Tahminleme raporunu kanal yöneticisindeki fiyat kararlarına girdi yapın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Rakamlar tutmuyorsa dönem filtresi ve gün kapama durumunu kontrol edin; kapanmamış gün raporlara tam yansımaz.
• Departman bazlı kâr analizinin doğruluğu Finans modülündeki gider kategorilerinin düzgün seçilmesine bağlıdır.

Ne işe yarar

Konaklayan misafirlerin kimlik bilgilerinin Kimlik Bildirim Sistemi'ne (KBS) elektronik olarak bildirildiği ekran. Check-in yapılan misafirler bildirim kuyruğuna düşer, buradan tek tek veya toplu gönderilir. Promid'in en olgun ve en uzun süredir sahada çalışan dış entegrasyonudur. Ekran dört sekmeden oluşur: KBS Listesi, KBS Raporu, XML Export ve Ayarlar.

Kimler kullanır

Resepsiyonist, gece müdürü ve tesis yetkilisi (kurulum adımı için).

Adım adım — Bir kerelik kurulum

• Tesisin bağlı olduğu birime göre e-Devlet ile KBS portalına girin: Emniyet bölgesindeyseniz kbs.egm.gov.tr, Jandarma bölgesindeyseniz jandarma.gov.tr/kbs.
• Tesis seçim ekranından tesisinizi seçin, sol menüden "Web Servis İşlemleri"ne girin. Menü görünmüyorsa "Yetkili Kullanıcı" menüsünden ilgili personelin "Web Servis Kullanma Yetkisi" alanını Aktif yapın.
• "Mevcut IP" alanına Promid sunucusunun sabit IP adresini kaydedin. KBS yalnızca bu IP'den gelen çağrıları kabul eder.
• "Şifre Üret" ile web servis şifresi oluşturun ve not edip kaydedin. Bu şifre e-Devlet şifreniz DEĞİLDİR.
• Promid'de KBS ekranındaki Ayarlar sekmesine geçin; bildirim türünü (Polis/Jandarma), tesis kodunu, yetkili personelin TC kimlik numarasını ve web servis şifresini girin, "Aktif" konuma alın.
• Kaydedip "Bağlantı Testi" ile doğrulayın.
• Ayarlar sekmesindeki Chrome eklentisi bölümünden eklenti paketini indirip tarayıcıya kurun ve eklenti kimliğini ekrana girin. Eklenti, KBS portalındaki e-Devlet oturumunuzu kullanarak bildirimleri iletir; gönderim yolunun çalışması için bu adım gereklidir.

Adım adım — Günlük kullanım

• /onburo/kbs sayfasında KBS Listesi sekmesini açın; check-in yapılan misafirler "Bekliyor" durumunda görünür. Varsayılan tarih aralığı son 7 gündür.
• Üst şeritten eklenti ve KBS oturum durumunu kontrol edin; oturum yoksa tarayıcıda KBS portalına e-Devlet ile giriş yapın.
• Listeyi durum (Bekliyor / Gönderildi / Hata / Manuel) ve uyruk (TC / Yabancı) filtreleriyle daraltın.
• Tek kayıt için satırdaki "Gönder" butonunu kullanın.
• Grup girişlerinde "Tümünü Gönder" ile bekleyen tüm kayıtları tek seferde iletin; sistem istekleri arada bekleme koyarak sırayla gönderir ve sonunda "Gönderildi: X, Hatalı: Y" özetini verir.
• Hata alan kayıtlar için "Hatalıları Tekrar Dene" butonunu kullanın; kayıtlar önce Bekliyor durumuna alınıp yeniden gönderilir.
• Bildirimi sistem dışında yaptıysanız kaydı "Manuel İşaretle" ile işaretleyip iz bırakın.
• KBS Raporu sekmesinden toplam, gönderilen, bekleyen ve hatalı sayılarını izleyin.
• Gerekirse XML Export sekmesinden tarih aralığı seçip resmi XML dosyasını üretin.
• Çıkış bildirimlerini check-out sonrası aynı ekrandan gönderin.

Alanların anlamı

• Bekliyor: kayıt oluşmuş, henüz gönderilmemiş. Toplu gönderim yalnızca bu durumdakileri alır.
• Gönderildi: KBS'ye iletilmiş ve kabul edilmiş.
• Hata: gönderim reddedilmiş; hata mesajı kayıtta saklanır ve satırda kırmızı olarak gösterilir.
• Manuel: bildirim sistem dışında yapılmış, iz kaydı olarak işaretlenmiş.
• Uyruk ayrımı: kimlik numarası 11 hane ise TC vatandaşı işlemi, aksi halde yabancı işlemi çalıştırılır. TC'de kimlik numarası, oda ve geliş tarihi; yabancıda ad, soyad, pasaport numarası, uyruk, doğum tarihi ve doğum yeri gönderilir.
• Tesis kodu: KBS portalındaki tesis kimliği; Tesis Bilgisi menüsünden öğrenilir.
• Bildirim türü: tesisin bağlı olduğu birim — Polis veya Jandarma.
• Liste sütunları: Ad Soyad, TC/Pasaport, Uyruk, Oda, Giriş, Çıkış, İşlem, Durum, Gönderim ve işlem butonları.

İpuçları

• Mevzuat gereği giriş bildirimi misafirin girişiyle eş zamanlı yapılmalıdır; teknik aksaklıklar için en fazla 72 saatlik tolerans tanınır.
• Çıkış bildirimi için geriye doğru 3 güne kadar süre vardır.
• Rezervasyonlu toplu girişlerde misafirler giriş yapmadan 5 gün öncesinden bildirim yapılabilir; tur gruplarında bunu kullanın.
• Gün kapama öncesi KBS listesinde "Bekliyor" ve "Hata" kalmadığını kontrol etmeyi vardiya rutini yapın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Bağlantı testi başarısız: sunucu IP'si KBS portalında kayıtlı mı, web servis şifresi (e-Devlet şifresi değil) doğru mu, TC kimlik ve tesis kodu doğru mu, portalda "Kaydet" yapıldı mı kontrol edin.
• "Kimlik doğrulama hatası": TC kimlik ile şifre eşleşmiyordur; portaldan şifreyi yeniden üretin.
• Sunucu IP adresi değişirse KBS portalındaki kaydı güncellemeden bildirim gönderilemez.
• Kimlik alanı eksik misafirler hata durumuna düşer; düzeltme check-in ekranından yapılır.
• "KBS eklentisi bulunamadı" uyarısı: eklenti kurulu değil veya eklenti kimliği ayarlarda tanımlı değil. Eklenti yalnızca Chromium tabanlı tarayıcılarda çalışır.
• "Oturum süresi dolmuş" uyarısı: tarayıcıdaki KBS portal oturumu kapanmıştır; portala yeniden giriş yapıp gönderimi tekrarlayın.
• Otomatik zamanlanmış yeniden deneme yoktur; hatalı kayıtlar elle tekrar gönderilir. Bunu vardiya sonu kontrol listesine ekleyin.

Ne işe yarar

Online dağıtım kanallarını (OTA) tek merkezden yönetir. Fiyat, müsaitlik ve kısıtlama bilgilerini kanallara aynı anda göndererek overbooking riskini azaltır ve kanal performansını karşılaştırır.

Kimler kullanır

Rezervasyon/revenue sorumlusu, satış ekibi, ön büro müdürü.

Adım adım

• /onburo/kanal-yonetici sayfasını açın.
• Çalıştığınız kanalın bağlantı bilgilerini (API anahtarı/kimlik) girin ve kanalı aktif edin.
• Oda eşleştirmesini yapın: otel oda tiplerinizi kanaldaki oda tipleriyle karşılıklı bağlayın.
• Fiyat planlarını tanımlayın: baz fiyat planı, kanal özel fiyat, sezonsal fiyat.
• Envanter senkronizasyonunu açın; müsaitlik değişimleri kanallara aktarılır.
• Kanal performans ekranından kanal bazlı rezervasyon, gelir, ADR, iptal oranı ve komisyon maliyetini karşılaştırın.

Alanların anlamı

• Oda eşleştirme: kanaldaki oda tipiyle sizdeki oda tipinin bire bir bağlanması; yanlış eşleşme yanlış odanın satılmasına yol açar.
• Envanter senkronizasyonu: müsaitliğin kanallara yansıtılması.
• Rate parity (fiyat eşitliği): kanallar arası fiyat tutarlılığı; sözleşme yükümlülüğüdür.
• Kanal komisyonu: kanal başına ödenen komisyon; net gelir hesabına girer.

İpuçları

• Kanal sözleşmelerinizdeki fiyat eşitliği maddesini gözden geçirip kendi web sitenizde en uygun fiyatı sunduğunuzdan emin olun.
• Kanal performans raporunu ayda bir okuyun; komisyon maliyeti yüksek kanalları direkt satışla dengeleyin.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Kanal kimlik bilgileri tanımlanmadığında sistem demo/simülatör modunda çalışır; ekranda gerçek rezervasyon değil örnek veri görürsünüz. Canlıya almadan önce kanal sağlayıcısından bağlantı anahtarlarının alınması gerekir.
• Oda eşleştirmesi eksikse rezervasyonlar sisteme düşmez veya yanlış oda tipine düşer.
• Müsaitlik mülk seviyesinde hesaplanır; oda tipi bazında ayrı stok yönetimi bekleniyorsa bunu kanal tarafındaki kontenjanlarla desteklemeniz gerekir.

Ne işe yarar

Oda fiyatlarının tanımlandığı ve gün bazında yönetildiği ekran. Üç sekmeden oluşur: Fiyat Planları, Fiyat Takvimi ve Kısıtlamalar. Buradaki fiyatlar kanal yöneticisi üzerinden OTA kanallarına gönderilir.

Kimler kullanır

Revenue/rezervasyon sorumlusu, satış müdürü, otel yönetimi.

Adım adım

• /onburo/fiyat-yonetici sayfasında Fiyat Planları sekmesini açın. Kurulumla birlikte üç plan hazır gelir: BAR (standart, varsayılan), NR (iade edilemez) ve EB (erken rezervasyon).
• Yeni plan eklerken kod, isim, açıklama, iptal politikası (esnek / iade edilemez / orta) ve ön ödeme yüzdesi girin; varsayılan planı işaretleyin.
• Fiyat Takvimi sekmesinde planı seçin ve başlangıç tarihini verin; ekran 14 günlük ızgara olarak açılır, satırlar oda türleridir.
• Bir hücreye tıklayıp tek kişi, çift kişi ve ekstra kişi fiyatlarını girip kaydedin.
• Dönem fiyatı için toplu güncellemeyi kullanın: oda türü, başlangıç ve bitiş tarihi ile fiyatları girin; aralıktaki tüm günler tek işlemde güncellenir.
• Satmak istemediğiniz günleri takvimde kapalı duruma alın; kapalı günler kanallara gönderilmez.
• Kısıtlamalar sekmesinde oda türü, kanal ve tarih aralığı seçip girişe kapalı (CTA), çıkışa kapalı (CTD), minimum/maksimum konaklama ve satış durdurma kurallarını tanımlayın.

Alanların anlamı

• Fiyat planı: fiyatlandırma rejimi (BAR, iade edilemez, erken rezervasyon vb.); iptal politikası ve ön ödeme oranını taşır.
• Tek kişi / çift kişi / ekstra kişi: aynı oda türü için kişi sayısına göre gecelik fiyat.
• Fiyat takvimi: plan × oda türü × gün kırılımında fiyat; en ince ayar seviyesidir.
• CTA / CTD: o güne giriş veya o günden çıkış yapılmasının kapatılması.
• Minimum konaklama (minLOS): o tarihte kabul edilen en az gece sayısı.
• Satış durdurma (stop-sell): ilgili oda türünün o tarihte hiç satılmaması.

İpuçları

• Sezonu ayrı bir kayıt olarak tanımlamaz, tarih aralığı toplu güncellemesiyle uygularsınız; sezon geçişlerini takvimde tek seferde girin.
• Hafta sonu ve etkinlik günlerini toplu güncelleme sonrası tek tek düzeltin.
• Fiyat değişikliği yalnızca yeni rezervasyonları etkiler; mevcut rezervasyonların fiyatı korunur.
• Anlaşmalı şirket ve acenta fiyatlarını satış sözleşmesi üzerinden tanımlayın; sözleşme fiyatı rack fiyatın yerine otomatik geçer.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Fiyat kanala gitmiyorsa: takvimde o gün kapalı olabilir, kanal eşleştirmesi eksik olabilir veya kanal kimlik bilgileri tanımlı olmayabilir.
• Fiyat planı silindiğinde o plana bağlı takvim satırları ve kanal eşleştirmeleri de silinir; silmeden önce yedek alın.
• Gelir yönetimi (RMS) önerileri ve rakip fiyat izleme, dış fiyat servisi tanımlı değilse örnek veriyle çalışır; fiyat kararınızı bu veriye dayandırmayın. Ayrıca doluluk hesabı mülk seviyesindedir, oda tipi bazlı yield önerisi beklemeyin.

Ne işe yarar

Finans modülünün ana panelidir; otelin günlük mali tablosunu tek ekranda özetler. Çoklu kasa yönetimi de bu modüldedir: ana kasa, döviz kasası, POS kasası ve departman kasaları ayrı ayrı takip edilir.

Kimler kullanır

Muhasebe, finans sorumlusu, otel yönetimi.

Adım adım

• /finans sayfasını açın; günlük gelir, gider, net kâr ve kasa bakiye kartları gelir.
• Sağ üstteki dönem filtresinden Bugün / Bu Hafta / Bu Ay / Özel Aralık seçin.
• Kasa yönetiminde yeni kasa açın: kasa adı, para birimi ve başlangıç bakiyesi girin.
• Kasa hareketi eklerken türü (Giriş/Çıkış), tutarı, açıklamayı ve kategoriyi girin.
• Kasalar arası transferde kaynak kasa, tutar ve hedef kasayı seçin.
• Gün sonunda kasa raporunu alın: açılış bakiyesi, toplam giriş, toplam çıkış, kapanış bakiyesi.

Alanların anlamı

• Ana kasa: günlük nakit işlemlerin yürütüldüğü birincil kasa.
• Döviz kasası: USD, EUR gibi yabancı para birimleri için ayrı kasa.
• POS kasası: kredi kartı tahsilatlarının izlendiği kasa.
• Departman kasası: restoran, SPA gibi birimlere ait alt kasa.
• Nakit akış: para giriş-çıkışlarının zaman içindeki dağılımı.

İpuçları

• Her sabah paneli kontrol edin; vadesi 7 gün içinde dolacak çek ve senetler burada uyarı verir.
• Kartlara tıklayarak ilgili detay sayfasına doğrudan geçebilirsiniz.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Kasalar arası transferde kaynak kasada yeterli bakiye yoksa sistem uyarır; döviz kasaları arası transferde kur otomatik uygulanır.
• Kasa ekranının canlı sekmesi ve teslim fişleri görünümünde bilinen bir açık vardır; bu ekranlar üzerinde çalışma sürmektedir. Günlük kasa takibini ön büro tahsilatları ve gün kapama teslim raporu üzerinden yapmanız önerilir.

Ne işe yarar

Otelin iş yaptığı tüm firma, acenta ve tedarikçilerin finansal kayıtlarını tutar. Borç/alacak dengesi, ekstre ve dönem sonu mutabakatı buradan yönetilir.

Kimler kullanır

Muhasebe ve finans sorumlusu; acenta mutabakatında satış ekibi.

Adım adım

• /finans/cari-hesap sayfasında "Yeni Cari Kart"a tıklayın.
• Cari türünü seçin: Firma, Acenta veya Tedarikçi.
• Firma/kişi adı, vergi dairesi ve vergi numarasını girin.
• Telefon, e-posta ve adres bilgilerini doldurun.
• İsterseniz ödeme vadesi (gün) ve kredi limiti belirleyin.
• Kaydedin. Ekstre için kartı seçip "Ekstre Görüntüle" ile tarih aralığı belirleyin ve PDF indirin.
• Dönem sonunda mutabakat formuyla karşı tarafla bakiyeleri karşılaştırın.

Alanların anlamı

• Firma: kurumsal müşteri ve iş ortakları (anlaşmalı firmalar).
• Acenta: tur operatörleri ve seyahat acenteleri.
• Tedarikçi: mal ve hizmet tedarik eden firmalar.
• Borç: tedarikçi faturası, acenta alacağı gibi lehinize olmayan hareket.
• Alacak: yapılan ödeme veya tahsilat.
• Kredi limiti: cariye tanınan azami açık bakiye.

İpuçları

• Listede "Borçlu", "Alacaklı" ve "Tümü" filtreleriyle hızlı tarama yapın.
• Banka hareketi girerken cari kart bağlantısını unutmayın; aksi halde cari bakiye güncellenmez ve mutabakat zorlaşır.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Karşılıksız çıkan çekler otomatik olarak ilgili cariye borç yazılır ve panelde uyarı gösterilir.
• Mutabakatta fark çıkarsa önce cari bağlantısı yapılmamış banka/kasa hareketlerini arayın.
• Ön bürodan yapılan cari aktarımların doğru cariye düşmesi için rezervasyonda acenta/şirket seçiminin yapılmış olması gerekir.

Ne işe yarar

Otelin aldığı ve verdiği tüm çek ve senetlerin vade takibini, durum güncellemesini ve ciro işlemlerini yönetir.

Kimler kullanır

Muhasebe ve finans sorumlusu.

Adım adım

• /finans/cek-senet sayfasında "Yeni Çek" ile kayıt açın.
• Çek yönünü seçin: Alınan Çek veya Verilen Çek.
• Çek numarası, banka adı ve şube bilgisini girin.
• Tutar, düzenleme tarihi ve vade tarihini belirleyin.
• Keşideci/lehtar bilgisini yazın ve ilgili cari kartı bağlayın.
• Senet için "Yeni Senet" ile senet numarası, tutar, vade, borçlu/alacaklı ve cari bilgisini girin.
• Ciro için belgeyi seçip "Ciro Et" deyin; ciro edilen kişi/firma, cari, tarih ve açıklamayı girip onaylayın.

Alanların anlamı

• Portföyde: elde tutulan, henüz tahsile verilmemiş belge.
• Tahsilde: bankaya tahsile verilmiş belge.
• Tahsil edildi: bedeli alınmış belge.
• Karşılıksız: bankaca ödenmemiş çek.
• Ciro edildi: üçüncü kişiye devredilmiş belge.
• Ödendi: verilen çek/senedin ödenmiş hali.
• Vade tarihi: takibin dayandığı tarih; 7 gün kala uyarı verilir.

İpuçları

• Vade takvimini haftalık gözden geçirip nakit akış planınızı buna göre kurun.
• Cari bağlantısını her belgede yapın; karşılıksız durumunda otomatik borç kaydı ancak böyle oluşur.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Karşılıksız çek cariye borç olarak yansır ve bakiye değişir; bunu manuel düzeltmeye çalışmayın.
• Vade tarihi yanlış girilen belge uyarı listesinde çıkmaz ve gözden kaçar.

Ne işe yarar

Otelin tüm gelir ve gider kalemlerini kategorilere ayırarak kaydeder ve dönemsel analiz sağlar. Hangi alanda ne kadar harcandığı ve gelirin nereden geldiği burada görünür.

Kimler kullanır

Muhasebe, finans sorumlusu ve departman yöneticileri.

Adım adım

• /finans/gelir-gider sayfasında "Yeni Kayıt"a tıklayın ve türü seçin: Gelir veya Gider.
• Kategoriyi seçin (Konaklama Geliri, Restoran Geliri, Personel Gideri, Enerji Gideri, Gıda Malzemesi vb.).
• Tutarı, tarihi ve açıklamayı girin.
• Gelirde belge/fatura numarası, giderde tedarikçi ve fatura bilgisi ekleyin.
• Kaydedin; kayıt dönemsel raporlara ve bütçe karşılaştırmasına dahil olur.
• Bütçe planlamada dönem seçip departman ve kategori bazlı kalemler tanımlayın, gerçekleşenle karşılaştırın.

Alanların anlamı

• Kategori: kalemin gruplandığı sınıf; filtreleme ve analizin dayanağı.
• Bütçe sapması: planlanan ile gerçekleşen arasındaki fark. %0-100 bütçe dahilinde, %90-110 sınırda, %110 üzeri bütçe aşımı olarak renklenir.
• Departman bazlı kalem: Ön Büro, Restoran, SPA, Teknik Servis gibi birimlere ayrılmış bütçe.

İpuçları

• Kayıtları günlük girin; ay sonu raporlaması ciddi biçimde kolaylaşır.
• Kategori seçimine özen gösterin; yanlış kategori tüm analizi bozar ve geriye dönük düzeltmesi zahmetlidir.
• Yıl başında yıllık bütçeyi kurun, her ay başında geçen ayın sapma analizini okuyun.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Departman bazlı kâr analizi tutmuyorsa gider kategorilerinin departmanla eşleşmediğini kontrol edin.
• Depo modülündeki departman talepleri departman maliyet analizine girdi olur; oradaki kayıtların da düzenli tutulması gerekir.

Ne işe yarar

Ön muhasebe işlerinin yürütüldüğü bölüm. Tedarikçilerden gelen faturalar kalem kalem kaydedilir, KDV özeti çıkarılır, ödeme durumu izlenir; vergi ve harç yükümlülükleri takvimlenir.

Kimler kullanır

Muhasebe ve finans sorumlusu.

Adım adım

• /finans/muhasebe sayfasında "Yeni Fatura" ile alış faturası kaydı açın.
• Tedarikçiyi cari kart listesinden seçin (yoksa yeni cari kart oluşturun).
• Fatura numarası, fatura tarihi ve vade tarihini girin.
• Fatura kalemlerini ekleyin: açıklama, miktar, birim fiyat ve KDV oranı (%1, %10, %20).
• Toplamları kontrol edip kaydedin.
• Ödeme durumunu izleyin: Ödenmedi / Kısmen Ödendi / Ödendi.
• Dönem sonunda KDV özet raporunu alarak beyanname hazırlığını yapın.
• Vergi takviminde vergi türü, vade, tutar ve dönemi girerek yükümlülük kaydı oluşturun; ödeme yapılınca durumu güncelleyin.

Alanların anlamı

• KDV özeti: oran bazlı matrah ve KDV toplamları. Matrah = tutar / (1 + KDV/100).
• Genel toplam: ara toplam + KDV.
• Vergi türü: KDV beyannamesi, muhtasar ve prim, konaklama vergisi, kurumlar vergisi, damga vergisi, belediye harçları, SGK primleri, ÖTV.
• Hatırlatma seviyeleri: 7 gün önce bilgi, 3 gün önce uyarı, vade günü kritik, vade sonrası gecikme.

İpuçları

• Yıl başında tüm yılın vergi takvimini topluca girin; sonra yalnızca durumları güncellersiniz.
• KDV oranlarını fatura girişinde doğru seçin; yanlış oran beyanname hazırlığında sorun çıkarır.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Vergi ödemelerinde gecikme cezası ve faiz doğar; vadesi yaklaşan kayıtları asla ertelemeyin.
• Bu modül ön muhasebe seviyesindedir; Logo, Mikro gibi dış muhasebe programlarına otomatik aktarım bulunmamaktadır, dışa aktarım rapor çıktıları üzerinden yapılır.

Ne işe yarar

Kesilen faturaların elektronik fatura olarak düzenlendiği ve entegratör üzerinden gönderildiği ekran. Fatura içeriği ön büro ve finans tarafındaki kayıtlardan üretilir, e-fatura biçimine çevrilerek iletilir.

Kimler kullanır

Muhasebe ve finans sorumlusu.

Adım adım

• /finans/efatura sayfasını açın ve sağlayıcı ayarlarına girin.
• Çalıştığınız entegratörü seçin ve kullanıcı bilgilerini girin.
• Bağlantıyı test edin.
• Gönderilecek fatura listesinden ilgili belgeyi seçin ve içeriğini kontrol edin: alıcı vergi bilgileri, kalemler, KDV oranları.
• Gönderim işlemini başlatın ve sonucu durum sütunundan izleyin.
• Hata alan belgelerde hata mesajını okuyup alıcı vergi bilgilerini veya kalem bilgilerini düzeltip yeniden gönderin.

Alanların anlamı

• Entegratör: GİB ile arasında aracılık yapan özel entegratör firması.
• Alıcı vergi bilgileri: fatura gönderiminde zorunlu; eksikse belge reddedilir.
• Belge durumu: hazır, gönderildi, hata.

İpuçları

• Kurumsal misafirin vergi bilgilerini check-in aşamasında cari kartına işleyin; çıkışta belge hazırlığı hızlanır.
• Toplu gönderim öncesi birkaç belgeyle deneme yapın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Sistemde şu an gerçek gönderim yapabilen sağlayıcılar Nilvera (REST) ve İzibiz (SOAP) entegrasyonlarıdır; diğer sağlayıcı bağlantıları iskelet durumundadır ve canlıda kullanılmamalıdır. Kurulum öncesi hangi entegratörle çalışacağınızı netleştirin.
• GİB'e doğrudan bağlantı mali mühür ve ek yetkilendirme gerektirir; standart kurulumda entegratör üzerinden çalışılır.
• Alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığı kontrol edilmeden gönderilen belgeler reddedilir.

Ne işe yarar

Depo modülünün temelidir. Oteldeki tüm ürün ve malzemelerin kayıt altına alındığı, bakiyesinin izlendiği bölümdür. Restoran reçeteleri ve housekeeping minibarı bu kartlara bağlanır.

Kimler kullanır

Depo sorumlusu, satın alma ve muhasebe.

Adım adım

• /depo/stok-kartlari sayfasında "Yeni Stok Kartı"na tıklayın.
• Ürün adını girin; benzersiz ve tanımlayıcı olsun (örn. "Havlu - Banyo 70x140 Beyaz").
• Ölçüm birimini seçin (adet, kg, litre, paket, kutu). Birimler depo tanımlarından yönetilir.
• Kategoriyi belirleyin (temizlik malzemesi, gıda, içecek, teknik malzeme vb.).
• Minimum ve maksimum stok seviyelerini tanımlayın.
• İsteğe bağlı olarak tedarikçi bilgisini ekleyin.
• Kaydedin; kart sıfır bakiyeyle açılır ve hareketlerle dolar.

Alanların anlamı

• Minimum stok: altına inildiğinde kritik stok uyarısı veren eşik.
• Maksimum stok: fazla stok birikimini önlemeye yardımcı üst sınır.
• Kategori: filtreleme ve raporlamanın dayanağı.
• Ağırlıklı ortalama maliyet: her girişte mevcut stok değeri ile yeni girişin ortalaması alınarak hesaplanan birim maliyet.
• Hareket türleri: Giriş, Çıkış, Transfer, Sayım Farkı, Fire.

İpuçları

• Her karta mutlaka minimum stok girin; tanımsız kartlar kritik stok uyarı sistemine dahil edilmez.
• Ürün adlandırmasında ölçü ve renk gibi ayırt edici bilgiyi ada dahil edin; benzer ürünler karışmaz.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Kaydedilen stok hareketleri geri alınamaz; hatalı girişte ters yönde yeni bir hareket oluşturmanız gerekir.
• Stok kartlarında kullanılan birimler değiştirilemez; yeni birimle çalışmak için yeni kart açıp mevcut stoğu transfer edin.
• Çıkış işlemlerinde mevcut bakiyeyi aşan miktar girilemez.

Ne işe yarar

Tedarikçilerden gelen ürünlerin sisteme girişini yönetir. Her teslimat ayrı bir fiş olarak kaydedilir; fiş onaylandığında stok giriş hareketleri otomatik oluşur.

Kimler kullanır

Depo sorumlusu ve satın alma.

Adım adım

• /depo/mal-kabul sayfasında "Yeni Mal Kabul"e tıklayın.
• Tedarikçiyi seçin; liste cari hesaplardan otomatik gelir.
• Teslimat tarihini kontrol edin (varsayılan bugündür). Fiş numarası otomatik atanır.
• "Satır Ekle" ile stok kartını seçin, teslim alınan miktarı ve birim fiyatı girin; toplam otomatik hesaplanır.
• Birden fazla ürün için satırları çoğaltın.
• Satırları kontrol edip fişi onaylayın; onayla birlikte stok bakiyeleri güncellenir.

Alanların anlamı

• Taslak: kaydedilmiş ama onaylanmamış fiş; stok bakiyesini etkilemez.
• Onaylı: stok giriş hareketleri oluşmuş fiş.
• İptal: geçersiz kılınmış fiş.
• Birim fiyat: tedarikçi fatura fiyatı; ağırlıklı ortalama maliyet hesabına girer.

İpuçları

• Fişi onaylamadan önce satırları dikkatle kontrol edin; onay sonrası değişiklik için fişi iptal edip yeniden oluşturmanız gerekir.
• Mal kabul fiyatlarını faturayla eşleştirin; maliyet analizinin doğruluğu buna bağlıdır.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Tedarikçi listede yoksa önce Finans modülünde cari kart açılmalıdır.
• Fiş taslakta unutulursa stok girmemiş görünür ve kritik stok uyarıları yanıltıcı olur.

Ne işe yarar

Fiziksel envanter ile sistem kayıtları arasındaki uyumu kontrol eder. Sayım sonucundaki farklar için otomatik stok hareketleri oluşturulur.

Kimler kullanır

Depo sorumlusu ve muhasebe.

Adım adım

• /depo/sayim sayfasında "Yeni Sayım"a tıklayın.
• Sayım türünü belirleyin: tam sayım (tüm depolar ve ürünler) veya kısmi sayım (belirli depo/kategori).
• Sayımın yapılacağı depoyu seçin; birden fazla depo seçilebilir.
• Kısmi sayımda sayılacak kategorileri belirleyin.
• "Sayımı Başlat" deyin; sistem kapsama göre sayım formu üretir.
• Her ürün satırında "Sayılan Miktar" alanına fiziksel sayımı yazın; sistem kayıt miktarı yanında görünür.
• "Sayımı Tamamla" ile bitirin; fark raporunu inceleyip onaylayın.

Alanların anlamı

• Sayılan miktar: fiziksel olarak sayılan değer (elle girilir).
• Sistem kayıt miktarı: sistemdeki mevcut bakiye (otomatik gelir).
• Fark miktarı ve yüzdesi: iki değer arasındaki sapma; yalnızca farklı olan ürünler vurgulanır.
• Sayım farkı hareketi: fazla tespitte giriş, eksik tespitte çıkış olarak otomatik oluşan hareket.

İpuçları

• Aylık veya üç aylık düzenli sayım yapın; yüksek değerli ve hızlı tüketilen ürünlere öncelik verin.
• Restoranda reçete bazlı otomatik stok düşümü kullanılıyorsa sayım, reçetelerin doğruluğunu ölçen en iyi araçtır.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Sayım süresince ilgili depoda stok hareketi yapılmamalıdır; aksi halde sonuçlar yanıltıcı olur.
• Sürekli aynı üründe eksik çıkıyorsa reçete miktarı gerçek kullanımın altında tanımlanmış olabilir.
• Bozulma ve kırılma kaynaklı kayıplar sayım farkı değil, fire kaydı olarak girilmelidir.

Ne işe yarar

Restoran, bar, teras, havuz başı gibi salon alanlarını tanımlar ve her salona masalar açar. Görsel masa düzeninde masalar durumlarına göre renklenir; masaya tıklayarak doğrudan adisyon açılır.

Kimler kullanır

Restoran müdürü, şef garson ve servis personeli.

Adım adım

• /restoran/salon-masa sayfasında "Yeni Salon Ekle" ile salon adını girin (Restoran, Bar, Teras, Havuz Başı).
• Salonu seçip "Masa Ekle" ile masa numarası ve kapasite (kişi sayısı) bilgisini girin.
• Görsel düzende masaların renklerini izleyin.
• Boş masaya tıklayarak yeni adisyon açın; dolu masaya tıklayarak mevcut adisyona erişin.
• Temizlenen masayı kirli durumundan boşa alın.

Alanların anlamı

• Boş: masa müsait, yeni adisyon açılabilir.
• Dolu: masada aktif adisyon var.
• Rezerve: masa ileri tarihe ayrılmış.
• Kirli: adisyon kapandı, masa temizlenmeyi bekliyor.
• Kapasite: masanın oturma kapasitesi; salon doluluk hesabına girer.

İpuçları

• Salonları fiziksel gerçekliğe göre ayırın; salon bazlı gelir raporu ancak böyle anlamlı olur.
• Rezerve durumunu akşam servisinde önceden işaretleyin; çift satış önlenir.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Adisyon açılınca masa otomatik "Dolu", kapanınca otomatik "Kirli" olur; bunu elle değiştirmeye çalışmak karışıklık yaratır.
• Masa uzun süre kirli kalıyorsa servis personeli temizlik sonrası durum güncellemesi yapmıyordur.

Ne işe yarar

Restorandaki tüm yiyecek ve içecek kalemlerini kategoriler halinde tanımlar. Her kaleme fiyat, KDV, porsiyon, hazırlama alanı ve reçete atanır. Reçete, otomatik stok düşümünün dayanağıdır.

Kimler kullanır

Restoran müdürü, mutfak şefi, maliyet sorumlusu.

Adım adım

• /restoran/menu sayfasında "Yeni Kategori" ile kategori adını ve sıra numarasını girin.
• Kategoriyi seçip "Yeni Kalem" ile kalem adını girin.
• Fiyatı TL olarak (KDV dahil) ve KDV oranını girin.
• Porsiyon bilgisini yazın (1 kişilik, yarım porsiyon vb.).
• Hazırlama alanını seçin: Mutfak, Bar veya Çay Ocağı.
• Kalemi kaydedin, ardından "Reçete" bölümüne geçin.
• "Malzeme Ekle" ile Depo modülündeki stok kartını seçin, bir porsiyon için gereken miktar ve birimi girin.
• Tüm malzemeler için tekrarlayın ve reçeteyi kaydedin.

Alanların anlamı

• Hazırlama alanı: siparişin hangi noktaya düşeceğini ve hangi yazıcıdan fiş çıkacağını belirler.
• Porsiyon: sunum miktarı; reçete miktarları bu porsiyona göre tanımlanır.
• Reçete malzemesi: menü kalemini üretmek için gereken hammadde; Depo'daki stok kartına bağlıdır.
• Sıra numarası: kategorinin menüdeki gösterim sırası.

İpuçları

• Reçeteleri gerçek üretim miktarına göre kurun; %10'luk sapmalar aylık maliyette büyük fark yaratır.
• Çay ocağı ve bar kalemlerini doğru alana atayın; yanlış alan siparişin yanlış yazıcıdan çıkmasına yol açar.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Reçetesi tanımlanmamış kalemlerde stok düşümü yapılmaz; stok takibinin doğru çalışması için tüm kalemlere reçete tanımlayın.
• Reçetede kullanılacak stok kartının önce Depo modülünde açılmış olması gerekir.

Ne işe yarar

Adisyon, bir masada açılan sipariş ve ödeme kaydıdır. Ürün ekleme, miktar güncelleme, kısmi ödeme alma ve adisyon kapatma buradan yapılır. Kapanışta stok düşümü otomatik tetiklenir.

Kimler kullanır

Servis personeli, şef garson, restoran müdürü.

Adım adım

• /restoran/adisyon sayfasında salon seçin veya görsel düzenden boş masaya tıklayın.
• "Yeni Adisyon" ile adisyonu açın; masa otomatik "Dolu" olur.
• Sol paneldeki menü kategorilerinden ürünleri seçip adisyona ekleyin; sipariş otomatik olarak ilgili hazırlama alanının yazıcısına gider.
• Gerekiyorsa kısmi ödeme alın; adisyon açık kalmaya devam eder ve ödenen tutar kaydedilir.
• Servis bitince adisyonu kapatın: kalan bakiye ödenir, stok düşümü yapılır, masa "Kirli" olur.

Alanların anlamı

• Adisyon durumu: Açık (ürün eklenebilir, ödeme alınabilir), Kapalı (işlem yapılamaz), İptal (stok düşümü yapılmaz).
• Kalem durumu: Bekliyor, Hazırlanıyor, Hazır, Servis Edildi, İptal.
• Nakit / Kredi Kartı: kasaya giren tahsilat kaydı oluşturur.
• Oda Borçlandır: tutar konaklayan misafirin oda hesabına yazılır, check-out bakiyesine dahil olur.
• Pansiyon: misafirin pansiyon hakkı kapsamındaki tüketim; kasaya girmez, konaklama hizmeti olarak kaydedilir.

İpuçları

• Kısmi ödemeyi bölüşülen hesaplarda kullanın; adisyonu kapatmadan tahsilatı kayda alır.
• Gün kapama öncesi tüm açık adisyonları kapatın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• "Oda Borçlandır" yalnızca aktif konaklaması olan misafirler için kullanılabilir; misafir seçilmeden bu ödeme tipi çalışmaz.
• İptal edilen adisyon ve iptal edilen kalemler stok düşümüne dahil edilmez.
• Açık adisyonun tahsilatı gün kapamada teslim edilir ama adisyonun kendisi açık kalabilir; ön kontrolde uyarı verilir.

Ne işe yarar

Mutfak, bar ve çay ocağına gelen siparişlerin canlı izlendiği ve durumlarının güncellendiği ekran. Genellikle hazırlama alanındaki bir tablette sürekli açık bırakılır.

Kimler kullanır

Mutfak ve bar hazırlama personeli, şef.

Adım adım

• /restoran/mutfak sayfasını hazırlama alanındaki cihazda açın.
• Alan filtresinden kendi noktanızı seçin: Mutfak, Bar veya Çay Ocağı.
• Bekleyen siparişleri sipariş saatine göre (eski önce) işleyin.
• Üretime başladığınızda kalemi "Hazırlanıyor" yapın.
• Ürün hazır olduğunda "Hazır" işaretleyin; servis personeli ekranda görür.
• Servis edildikten sonra kalem "Servis Edildi" durumuna geçer.

Alanların anlamı

• Bekliyor: sipariş alındı, hazırlama alanına iletildi.
• Hazırlanıyor: üretim başladı.
• Hazır: ürün servise bekliyor.
• Servis Edildi: misafire sunuldu.
• Alan filtresi: siparişin hangi hazırlama noktasına ait olduğu.

İpuçları

• Ekran otomatik yenilenir; yeni siparişte sesli bildirim verilir ve termal yazıcıdan fiş çıkar.
• Her hazırlama alanına ayrı yazıcı tanımlayın; kahve çay ocağından, ana yemek mutfaktan çıksın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Fiş çıkmıyorsa yazıcının IP ve port bilgisini (varsayılan 9100) ve ağ bağlantısını kontrol edin.
• Türkçe karakterler bozuk çıkıyorsa yazıcının karakter kümesi ayarını kontrol edin.
• Yavaş yazdırmada kablolu ağ bağlantısı önerilir.

Ne işe yarar

Otelde konaklayan misafirlerin pansiyon haklarını kontrol ederek restoran girişlerini kaydeder. Pansiyon tipine göre hangi öğünlerde hak sahibi olduğu otomatik belirlenir; günlük öğün sayıları raporlanır.

Kimler kullanır

Restoran giriş görevlisi (hostes), restoran müdürü, mutfak planlaması.

Adım adım

• /restoran/ogun-takip üzerinden aktif öğünü seçin: Kahvaltı, Öğle veya Akşam.
• Misafiri oda numarası veya isimle arayın.
• Sistem pansiyon tipini kontrol eder ve hakkı olup olmadığını gösterir.
• Hakkı varsa "Giriş Kaydet" ile girişi kaydedin.
• Hakkı yoksa uyarı görürsünüz; isterseniz ücretli giriş olarak adisyon açıp ödeme alın.
• Gün sonunda öğün bazlı toplam giriş ve departman dağılımını raporlayın.
• Günlük menü ekranında tarih ve öğün seçip sunulacak kalemleri planlayın.

Alanların anlamı

• OB: sadece oda; hiçbir öğün dahil değildir.
• BB: oda + kahvaltı.
• HB: kahvaltı + akşam yemeği.
• FB: kahvaltı + öğle + akşam.
• AI: tüm öğünler ve atıştırmalıklar.
• Pansiyon tüketimi: kasaya girmeyen, konaklama hizmeti olarak kaydedilen tüketim.

İpuçları

• Öğün takip verisini günlük menü planlaması ve malzeme tedarik tahmininde kullanın.
• Önceki günlerin menülerini kopyalayarak yeni güne uyarlayın; haftalık plan mutfağa öngörü sağlar.
• Öğün saatlerini restoran ayarlarından doğru tanımlayın; giriş kayıtları bu aralıklara göre değerlendirilir.

Sık karşılaşılan sorunlar

• OB pansiyonlu misafirlerin hiçbir öğün hakkı yoktur; bu misafirler ücretli hizmet alır (nakit, kart veya oda borçlandır).
• Misafir bulunamıyorsa check-in tamamlanmamış olabilir; içerideki misafirler listesinden doğrulayın.

Ne işe yarar

Restoran modülü Depo modülüyle entegre çalışır: adisyon kapatıldığında, satılan her menü kaleminin reçetesine göre hammaddeler stoktan otomatik düşülür ve ağırlıklı ortalama maliyet güncellenir.

Kimler kullanır

Maliyet sorumlusu, depo sorumlusu, restoran müdürü (kurulum ve kontrol tarafında).

Adım adım

• Menü kalemlerine reçete tanımlayın (Menü ve Reçeteler bölümü).
• Restoran ayarlarından stok düşüm tercihini "Otomatik" olarak bırakın (varsayılan budur).
• Adisyon kapatıldığında sistem her kalemin reçetesini sorgular.
• Her malzeme için "reçete miktarı × sipariş adedi" hesaplanır.
• Depo tarafında çıkış hareketi yazılır ve stok bakiyesi düşürülür.
• Ağırlıklı ortalama maliyet otomatik güncellenir.
• Sonucu düzenli sayımla doğrulayın.

Alanların anlamı

• Otomatik mod: adisyon kapanışında düşüm otomatik yapılır.
• Manuel mod: düşüm yapılmaz, depo modülünden elle girilmesi gerekir.
• Reçete miktarı: bir porsiyon için gereken hammadde miktarı.
• Stok tüketim raporu: reçete bazlı tüketim özeti ve tahmini ihtiyaç.

İpuçları

• Örnek: bir Bonfile reçetesi 200 gr dana bonfile + 50 ml zeytinyağı + 100 gr patates ise, 3 adet satışta 600 gr bonfile, 150 ml zeytinyağı ve 300 gr patates düşer.
• Reçetelerin doğru tanımlanması stok takibinin başarısı için kritiktir; sezon başında gözden geçirin.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Yetersiz stokta uyarı verilir ama adisyonun kapanması engellenmez; bu durumda stok negatife düşebilir. Negatif bakiyeleri sayım veya mal kabulle düzeltin.
• Reçetesi olmayan kalemlerde ve iptal edilen kalem/adisyonlarda düşüm yapılmaz.
• Ayarlarda "Manuel" seçiliyse otomatik düşüm çalışmaz; stok tutmuyorsa önce bu ayarı kontrol edin.

Ne işe yarar

Kat hizmetleri görevlerinin atandığı, izlendiği ve onaylandığı ekran. Ön bürodan yapılan check-out odayı otomatik kirli yapar ve temizlik listesine düşürür.

Kimler kullanır

Housekeeping supervisor'ı, kat görevlileri, kat hizmetleri müdürü.

Adım adım

• /housekeeping/gorevler sayfasında "Yeni Görev"e tıklayın.
• Aktif personel listesinden kişiyi seçin; mevcut iş yükü yanında görünür.
• Oda numarasını veya ortak alanı seçin; birden fazla oda tek seferde atanabilir.
• Görev türünü belirleyin: standart temizlik, detaylı temizlik, check-out temizliği veya özel istem.
• Önceliği seçin: normal, yüksek veya acil. Acil görevler personelin listesinde en üstte görünür.
• "Görev Ata" ile görevi personelin iş listesine düşürün.
• Personel işi bitirince "Tamamlandı" yapar; supervisor odayı kontrol edip onaylar veya eksik belirterek geri gönderir.

Alanların anlamı

• Bekliyor: atanmış, başlanmamış görev.
• Devam Ediyor: personel işe başladı.
• Tamamlandı: temizlik bitti, supervisor onayı bekliyor.
• Onaylandı: kontrol edildi, oda temiz işaretlendi.
• Kontrol Bekliyor: odanın temizlik sonrası onay bekleyen durumu.

İpuçları

• Vardiya başında birden fazla odayı seçip toplu durum güncellemesi yapın; zaman kazandırır.
• Check-out yapılmış odaları misafiri devam eden odalardan önce planlayın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• VIP ve suite odalarda supervisor onayı zorunludur; kontrol listesi eksiksiz doldurulmalıdır.
• Görev süreleri personelin durumu zamanında güncellemesiyle ölçülür; geç güncelleme performans raporunu bozar.

Ne işe yarar

Odalardaki minibar envanterinin kontrol edildiği, tüketimin misafir hesabına yansıtıldığı ve stok yenilemenin yapıldığı ekran. Yenileme onayında ürünler depo stokundan düşer.

Kimler kullanır

Kat görevlileri ve housekeeping supervisor'ı.

Adım adım

• /housekeeping/minibar sayfasında oda numarasını seçin veya arayın.
• Odanın minibar envanteri açılır: her ürün için olması gereken ve mevcut miktar görünür.
• Fiziksel kontrolü yapıp eksik ürünlerin miktarlarını girin.
• Tüketilen ürünü ve miktarı seçip tüketimi onaylayın; tutar misafirin konaklama hesabına "Minibar" kalemi olarak eklenir.
• Ürünler odaya yerleştirildikten sonra "Yenilendi" ile onaylayın; ilgili ürünler depo stokundan düşer.

Alanların anlamı

• Olması gereken miktar: minibarın standart doluluk seviyesi.
• Mevcut miktar: fiziksel kontrolde bulunan miktar.
• Tüketim: iki değer arasındaki fark; misafire yansıtılan kalem.
• Yenileme: eksiklerin tamamlanması; depo çıkışını tetikler.

İpuçları

• Minibar kontrolünü check-out temizliğinde ve gün içi sabit bir saatte yapmak tüketim kayıplarını en aza indirir.
• Düşük tüketimli ürünleri minibardan çıkarıp popüler ürün çeşidini artırmak minibar gelirini yükseltir.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Fiyatlar ürün tanımındaki satış fiyatından çekilir; fiyat güncellendiğinde yalnızca yeni tüketimler güncel fiyattan hesaplanır, geçmiş kayıtlar değişmez.
• Çıkış anında yansıtılmamış minibar tüketimi bakiye tutarsızlığının en sık nedenidir; çıkacaklar listesini sabah housekeeping'e bildirin.

Ne işe yarar

Arıza bildirimlerinin iş emrine dönüştürüldüğü, teknisyene atandığı, malzeme kullanımının kaydedildiği ve sürelerin ölçüldüğü ekran.

Kimler kullanır

Teknik servis müdürü/supervisor ve teknisyenler; bildirimleri housekeeping ve ön büro da girer.

Adım adım

• Arıza bildirimi açın: konumu (oda veya ortak alan), kategoriyi (elektrik, tesisat, iklimlendirme, asansör, mobilya, elektronik, genel bakım), önceliği ve açıklamayı girin; varsa fotoğraf ekleyin.
• /maintenance/is-emirleri sayfasında "Yeni İş Emri" ile veya bildirimden "İş Emri Oluştur" ile emri açın.
• Aynı odadaki birden fazla arızayı tek iş emrine bağlayabilirsiniz.
• Tahmini tamamlanma süresini girin.
• Teknisyeni seçin; uzmanlık alanı ve mevcut iş yükü görünür. Atama tarih ve saatini belirleyip "Ata" deyin.
• İş sırasında "Malzeme Ekle" ile kullanılan yedek parçaları girin; teknik envanter stoğu otomatik düşer.
• Teknisyen "Tamamlandı" yapar, supervisor kontrol edip kapatır; ilişkili arıza bildirimi de otomatik tamamlanır.

Alanların anlamı

• Acil: misafir güvenliğini veya otel işleyişini doğrudan etkileyen, derhal müdahale gereken arıza.
• Yüksek: misafir konforunu önemli ölçüde etkileyen, aynı gün çözülmesi gereken arıza.
• Normal: planlı iş akışına göre yapılacak standart onarım.
• Düşük: acil olmayan, planlı bakım kapsamındaki iş.
• Tepki süresi: bildirim ile iş emri açılışı arası.
• Çözüm süresi: bildirim ile iş emrinin tamamlanması arası.

İpuçları

• Elektrik arızasını elektrik teknisyenine, tesisatı tesisatçıya atayın; süre kısalır, kalite artar.
• Bildirimi açan personeli belirti ve koşulları detaylı yazmaya alıştırın; teknisyen doğru parçayla gider.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Misafir odasındaki onarım sonrası temizlik ve düzen kontrolü yapılmalı, gerekirse housekeeping bilgilendirilmelidir.
• Yedek parça bekleyen işler "Beklemede" durumunda tutulmalıdır; aksi halde ortalama çözüm süresi yanıltıcı çıkar.

Ne işe yarar

Tekrarlayan bakımların planlandığı ekran. Bakım günü yaklaştığında iş emri otomatik oluşur, kontrol listesiyle birlikte teknisyene düşer; tamamlanınca bir sonraki bakım tarihi otomatik hesaplanır.

Kimler kullanır

Teknik servis müdürü ve teknisyenler.

Adım adım

• /maintenance/periyodik-bakim sayfasında "Yeni Bakım Planı"na tıklayın.
• Bakım adı ve açıklamasını girin (örn. "Jeneratör Aylık Bakım", "Klima Filtre Değişimi").
• Kategoriyi seçin: elektrik, mekanik, tesisat, iklimlendirme, asansör, yangın sistemi.
• İlgili ekipmanı veya alanı belirtin.
• Bakım kontrol listesini madde madde yazın; teknisyene rehber olur.
• Periyodu seçin: günlük, haftalık, aylık, üç aylık, yıllık veya özel gün aralığı.
• Kaç gün önceden iş emri açılacağını belirleyin ve varsayılan teknisyeni atayın.
• Bakım takviminden günlük/haftalık/aylık planı izleyin.

Alanların anlamı

• Periyot: bakımın tekrar sıklığı.
• Kontrol listesi: bakımda yapılacak işlemlerin listesi.
• Varsayılan teknisyen: otomatik iş emrinde atanacak kişi.
• Takvim renk kodu: geciken kırmızı, bu hafta sarı, ileri tarih yeşil.

İpuçları

• Periyot belirlerken üretici tavsiyelerini ve yasal zorunlulukları esas alın; asansör, yangın sistemi ve kazan için yasal kontrol periyotlarına kesinlikle uyun.
• Sık arıza veren ekipmanlarda bakım sıklığını artırmayı veya ekipmanı yenilemeyi değerlendirin.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Geciken periyodik bakımlar arıza ve güvenlik riski doğurur; takvimdeki kırmızıları öncelikli kapatın.
• Kontrol listesi tanımlanmamış planlarda bakım kalitesi teknisyenden teknisyene değişir.

Ne işe yarar

Satış ekibinin çalıştığı kurumsal müşteri, acenta ve tur operatörü kartlarının merkezi. Bir müşteriye ait fırsat, teklif ve sözleşmeler kartın altında toplanır.

Kimler kullanır

Satış temsilcileri ve satış/pazarlama müdürü.

Adım adım

• /satis/musteriler sayfasında "Yeni Müşteri"ye tıklayın.
• Firma adı, vergi numarası, şehir ve adres bilgilerini girin.
• Yetkili kişiyi ekleyin: ad, soyad, unvan, telefon, e-posta. Bir firmaya birden fazla yetkili tanımlanabilir.
• İletişim bilgilerini girin; farklı departmanlar için ayrı bilgiler tanımlayabilirsiniz.
• Kaydedin; kart üzerinden fırsat, teklif ve sözleşme açılabilir.
• Görüşme sonrası iletişim geçmişine not düşün: telefon görüşmesi, e-posta, toplantı notu, ziyaret raporu.

Alanların anlamı

• Segment: müşterinin sınıfı (Kurumsal, Seyahat Acentesi, Online Tur Operatörü, Bireysel).
• Yetkili kişi: firmadaki muhatap; teklif ve sözleşmeler bu kişiye gider.
• İletişim geçmişi: kronolojik temas kaydı; devir teslimde en değerli veridir.

İpuçları

• Arama çubuğundan firma adı, yetkili adı, şehir veya telefonla hızlı erişin.
• Temsilci değişiminde iletişim geçmişi eksiksizse müşteri ilişkisi kopmaz.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Aynı firma için mükerrer kart açılırsa fırsat ve teklif geçmişi bölünür; kayıt öncesi arama alışkanlığı şarttır.
• Sözleşme oluşturmak için müşteri kartının önceden açılmış olması gerekir.

Ne işe yarar

Satış fırsatlarının aşama aşama izlendiği huni. Her fırsatın tahmini geliri, olasılığı ve beklenen kapanış tarihi tutulur; ağırlıklı gelir hesaplanır.

Kimler kullanır

Satış temsilcileri ve satış müdürü.

Adım adım

• /satis/firsatlar sayfasında müşteri seçerek yeni fırsat açın.
• Fırsat adını, tahmini gelir tutarını, beklenen kapanış tarihini ve olasılık yüzdesini girin.
• Pipeline aşamasını seçin; yeni fırsatlar genelde "Yeni"den başlar.
• Notlar alanına ihtiyaç analizi ve özel talepleri yazın.
• Süreç ilerledikçe fırsatı sürükle-bırak ile bir sonraki aşamaya taşıyın.
• Kazanıldığında "Kazanıldı", olmadığında "Kaybedildi" işaretleyin ve kayıp nedenini kaydedin.

Alanların anlamı

• Yeni: henüz iletişime geçilmemiş fırsat.
• Temas: ilk iletişim kuruldu, ihtiyaç analizi yapılıyor.
• Teklif: resmi teklif gönderildi, değerlendirme bekleniyor.
• Müzakere: fiyat, koşul veya tarih ayarlamaları sürüyor.
• Kazanıldı: başarıyla sonuçlandı; rezervasyona dönüştürülebilir.
• Kaybedildi: sonuçsuz kapandı; kayıp nedeni kaydedilmelidir.
• Ağırlıklı gelir: tahmini gelir × olasılık yüzdesi. 100.000 TL ve %60 olasılık 60.000 TL ağırlıklı gelir demektir.

İpuçları

• Olasılık yüzdesini aşamaya göre disiplinli güncelleyin; gelir tahmini ancak böyle güvenilir olur.
• Kayıp nedenlerini standart bir listeden seçtirin; kayıp analizi raporu anlamlanır.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Fırsat "Kazanıldı" işaretlendiğinde temsilcinin performansına ve prim hesabına otomatik yansır; deneme amaçlı işaretlemeyin.
• Pipeline aşamalarında yapılan değişiklikler mevcut fırsatları etkilemez, yalnızca yeni fırsatlara uygulanır.

Ne işe yarar

Kurumsal ve acenta tekliflerinin hazırlandığı ekran. Kabul edilen teklif tek tıkla rezervasyona dönüştürülür; işlem bütünüyle tek bir veritabanı işlemi içinde yapılır.

Kimler kullanır

Satış temsilcileri ve satış müdürü.

Adım adım

• /satis/teklifler sayfasında müşteri ve (varsa) fırsatı seçin.
• Oda tipi, giriş-çıkış tarihleri ve pansiyon türünü girin.
• Fiyat ve koşulları belirleyin: oda başı günlük fiyat, indirim oranı, iptal koşulları, ödeme şartları.
• Toplantı salonu, transfer, ekstra yatak gibi ek hizmet kalemlerini ekleyin.
• Ön izlemeyi kontrol edip taslak olarak kaydedin.
• PDF indirin veya doğrudan müşterinin e-postasına gönderin.
• Müşteri kabul ettiğinde "Rezervasyona Dönüştür" ile işlemi tamamlayın.

Alanların anlamı

• Taslak: gönderilmemiş, düzenlenebilir teklif.
• Gönderildi: müşteriye iletilmiş teklif.
• Kabul Edildi / Reddedildi: müşterinin yanıtı.
• Dönüşüm: teklif kalemleri rezervasyona aktarılır, müşteri bilgileri misafir bilgilerine eşlenir, ilişkili fırsat "Kazanıldı", teklif "Kabul Edildi" olur.

İpuçları

• PDF çıktısında otel logosu ve iletişim bilgileri yer alır; kurumsal görünüm için otel bilgilerini eksiksiz doldurun.
• Sözleşmeli müşterilerde sözleşme fiyatı rack fiyatın yerine otomatik geçer; teklifte fiyatı elle düşürmeden önce sözleşmeyi kontrol edin.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Teklif tarihleri müsait değilse dönüşüm sırasında oda bulunamaz; dönüşüm öncesi müsaitliği kontrol edin.
• Gönderilmiş teklifte değişiklik gerekiyorsa yeni sürüm oluşturun; müşterideki eski PDF ile karışmasın.

Ne işe yarar

SPA randevularının oluşturulduğu ve izlendiği takvim. Terapist ve kabin müsaitliği birlikte kontrol edilir; hizmet süresine göre bitiş saati otomatik hesaplanır.

Kimler kullanır

SPA resepsiyonu, terapistler ve SPA müdürü.

Adım adım

• /spa/randevu sayfasında yeni randevu açın.
• Misafiri seçin: otelde konaklayanlar oda numarasıyla, dış misafirler isim/telefonla aranır.
• Hizmeti veya paketi seçin; eklentileri (aroma yağı, sıcak taş vb.) bu aşamada ekleyin.
• Terapisti seçin; yalnızca o hizmeti verebilen ve müsait olan terapistler listelenir.
• Hizmete uygun kabini seçin.
• Tarih ve başlangıç saatini belirleyin; bitiş saati hizmet süresinden otomatik hesaplanır.
• Onaylayın; randevu "Bekliyor" durumunda oluşur ve akış boyunca ilerletilir.

Alanların anlamı

• Bekliyor: oluşturulmuş, onay bekliyor.
• Onaylandı: randevu kesinleşti.
• Giriş Yaptı: misafir SPA'ya geldi.
• Devam Ediyor: hizmet uygulanıyor.
• Tamamlandı: hizmet bitti; satış işlemine geçilebilir.
• İptal / Gelmedi: iptal edilen veya no-show randevu.
• Bekleme listesi: istenen saatte müsaitlik yoksa misafirin eklendiği liste; iptal olursa otomatik bildirim gider.

İpuçları

• Randevu aralığı ayarını (varsayılan 15 dakika) kabin temizliği süresine göre ayarlayın.
• Randevu "Tamamlandı" olduktan sonra POS ekranından ödemeyi alın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Terapistin çalışma programı değişirse önceden alınmış randevular etkilenmez; yeni program yalnızca yeni randevulara uygulanır.
• İzinli terapist takvimde müsait görünmez; randevu verilemiyorsa izin kaydını kontrol edin.

Ne işe yarar

SPA'da sunulan hizmetlerin ve paketlerin tanımlandığı ekran. Süre bilgisi randevu takviminde zaman bloğu olarak kullanılır; hizmete bağlanan ürünler stok takibine girer.

Kimler kullanır

SPA müdürü ve sistem sorumlusu.

Adım adım

• /spa/hizmetler sayfasında yeni hizmet oluşturun.
• Hizmet adı, misafire gösterilecek açıklama ve kategoriyi girin (Masaj, Cilt Bakımı, Vücut Bakımı, Hamam, Fitness).
• Süreyi dakika cinsinden girin.
• Birim fiyatı girin ve KDV dahil/hariç ayarını belirleyin.
• İsteğe bağlı eklentileri tanımlayın (aroma yağı, sıcak taş, kafa derisi masajı).
• Birden fazla hizmeti birleştirerek indirimli paket oluşturun.
• Hizmet sırasında kullanılan ürünleri hizmete bağlayarak stok takibini kurun.

Alanların anlamı

• Süre: randevu takviminde otomatik zaman bloğu.
• Eklenti: hizmete opsiyonel olarak eklenen ve fiyatı artıran seçenek.
• Paket: birden fazla hizmetin indirimli birleşimi.
• Hizmet-ürün ilişkisi: hizmette tüketilen ürünün stoktan takibi.

İpuçları

• Süreleri gerçek uygulama süresine göre girin; kısa girilen süre kabin çakışmasına yol açar.
• Terapist-hizmet eşleştirmesini eksiksiz yapın; randevuda uygun terapist listelenmesi buna bağlıdır.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Kabin-hizmet eşleştirmesi tanımlı değilse randevuda kabin önerisi çıkmaz.
• Fiyat değişikliği geçmiş randevuları etkilemez; açık satışları kontrol edin.

Ne işe yarar

SPA'daki hizmet ve ürün satışlarının kaydedildiği ve ödemenin alındığı ekran. Oda borçlandırma seçeneğiyle konaklama hesabına, hediye kartıyla kart bakiyesine bağlanır.

Kimler kullanır

SPA resepsiyonu ve SPA müdürü.

Adım adım

• /spa/pos sayfasında misafiri seçin.
• Hizmet ve/veya ürün kalemlerini ekleyin.
• Gerekirse kalem bazında indirim uygulayın.
• Toplam tutarı kontrol edip ödeme yöntemini seçin.
• Nakit veya kredi kartında tahsilat kaydı oluşur ve kasaya girer.
• "Oda Borçlandır" seçilirse tutar misafirin konaklama hesabına eklenir ve check-out bakiyesine dahil olur.
• Hediye kartında kartın kalan tutarı otomatik düşer.
• Üyelik kapsamındaki hizmetlerde tamamlanan randevu başına seans sayısı otomatik düşer.

Alanların anlamı

• Açık satış: ödeme bekleyen veya kısmen ödenmiş satış.
• Tamamlandı: ödemesi alınmış satış.
• Oda borçlandırma: konaklama harcaması olarak kaydedilen tutar.
• Üyelik tipleri: aylık sınırsız, seans paketi, yıllık VIP, hediye kartı.

İpuçları

• Satışı randevu tamamlandıktan sonra kesin; hizmet-satış eşleşmesi raporlarda net olur.
• Bakım ürünü satışını teşvik edin; düşük stok uyarısını takip ederek popüler ürünleri bulundurun.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Hediye kartı bakiyesi satış tutarından azsa kalan kısım başka bir ödeme yöntemiyle tamamlanmalıdır.
• Süresi dolan üyelik ve hediye kartları otomatik pasif olur; bunlarla işlem yapılamaz.
• SPA tahsilatları gün kapamada otomatik kesinleştirilir ve teslim listesine eklenir.

Ne işe yarar

MICE (toplantı, kongre, banket) operasyonunun temel tanımları. Salonlar, oturma düzenine göre kapasiteleri, donanımları ve kiralama fiyatlarıyla tanımlanır.

Kimler kullanır

MICE/banket satış ekibi ve MICE müdürü.

Adım adım

• /backoffice/salonlar sayfasında yeni salon oluşturun.
• Salon adı (Balo Salonu, Toplantı Odası A, Konferans Salonu), kat ve açıklamayı girin.
• Kapasiteyi düzen bazında ayrı ayrı girin: tiyatro, sınıf, U-şekli, banket, kokteyl.
• Donanımı işaretleyin: ses sistemi, projeksiyon perdesi, klima, aydınlatma kontrolü, perdeler.
• Desteklenen oturma düzenlerini seçin; her düzen için görsel şema yükleyebilirsiniz.
• Kiralama fiyatlarını tanımlayın: yarım gün, tam gün, saatlik; dönem bazında farklılaştırın.
• Müsaitlik takviminden rezerve saatleri izleyin.

Alanların anlamı

• Düzen bazlı kapasite: aynı salonun düzene göre değişen kişi kapasitesi.
• Müsaitlik takvimi: rezerve saatler renkli blok, boş saatler tıklanabilir.
• Kiralama fiyatı: salon bedelinin süre bazlı tarifesi.

İpuçları

• Düzen şemalarını yükleyin; müşteriye teklif ekinde sunmak satışı hızlandırır.
• Yoğun sezonda salon fiyatını dönem bazında farklılaştırın.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Kapasiteler düzen bazında girilmezse etkinlik planlamada kapasite kontrolü yanıltıcı olur.
• Etkinlik "Kesin" duruma geçmeden salon kesin bloke edilmez; sorgulama aşamasındaki taleplere güvenmeyin.

Ne işe yarar

Toplantı, kongre, düğün ve banket etkinliklerinin planlandığı ekran. Etkinlik sorgulamadan kesin rezervasyona, oradan tamamlanmaya kadar izlenir; salon blokajı duruma göre yapılır.

Kimler kullanır

MICE satış ekibi, banket operasyon sorumlusu, MICE müdürü.

Adım adım

• /backoffice/etkinlikler sayfasında yeni etkinlik oluşturun.
• Organize eden firma/kişiyi seçin; kayıtlı değilse müşteri kartı açın.
• Salonu seçin; müsaitlik takvimi otomatik kontrol edilir.
• Tarih ve saatleri girin; çok günlü etkinliklerde tarih aralığı belirtin.
• Katılımcı sayısını girin; kapasite kontrolü, menü planlama ve ekipman tahsisi buna dayanır.
• Etkinlik türü, oturma düzeni, teknik gereksinimler ve özel talepleri girin.
• Banket menüsü atayın; porsiyon hesabı katılımcı sayısına göre otomatik yapılır, isterseniz yedek yüzdesi ekleyin.
• Ekipman atayın; müsaitlik eş zamanlı etkinlikler dikkate alınarak kontrol edilir.
• Süreç ilerledikçe durumu güncelleyin ve avans tahsilatlarını kaydedin.

Alanların anlamı

• Sorgulama: bilgi talebi aşaması; salon bloke edilmez.
• Opsiyonel: müzakere sürüyor; salon belirli bir tarihe kadar opsiyonel bloke edilir.
• Kesin: müşteri onayladı; salon kesin rezerve edilir ve başka etkinliğe verilemez.
• Aktif: etkinlik başladı.
• Tamamlandı: sona erdi; faturalama ve raporlamaya hazır.
• İptal / Kayıp / Red: müşteri iptali, rakibe kaybedilen talep veya otelin reddettiği talep.
• Avans: etkinlik öncesi alınan ön ödeme; etkinlik faturasına mahsup edilir.

İpuçları

• Etkinlik programını (açılış, oturumlar, aralar, yemek molası, kapanış) saat bazında girin; mutfak ve teknik ekip buna göre planlar.
• Avans alabilmek için etkinliğin "Opsiyonel" veya "Kesin" durumda olması gerekir.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Kaybedilen talepleri "Kayıp" olarak işaretleyin; aksi halde salon doluluk raporu şişer.
• Avans etkinlik bedelinden fazlaysa fark iade olarak kaydedilir; mahsup adımını atlamayın.

Ne işe yarar

Misafir sadakat programının yönetildiği bölüm. Üyeler puan kazanır, seviye atlar ve puanlarını harcar. Puan kazanımı konaklama, restoran ve SPA modüllerinden otomatik beslenir.

Kimler kullanır

Sadakat programı yöneticisi, ön büro, satış ve pazarlama.

Adım adım

• /backoffice/loyalty-uyeler sayfasında yeni üye kaydedin: ad, soyad, telefon, e-posta, doğum tarihi.
• Üyelik başlangıç tarihi otomatik atanır; üye Klasik seviyeden başlar.
• /backoffice/loyalty-program ekranında seviye eşiklerini ve puan oranlarını tanımlayın.
• Harcama kurallarını belirleyin: puan karşılığı indirim, ücretsiz gece, SPA hizmeti, restoran kuponu, hediye ürün.
• Seviye bazlı özel ödülleri tanımlayın.
• Üye kartından puan bakiyesini, seviye ilerlemesini ve işlem geçmişini izleyin.

Alanların anlamı

• Klasik: başlangıç seviyesi, 1.0x çarpan.
• Gümüş: 1.25x çarpan.
• Altın: 1.5x çarpan.
• Platin: 2.0x çarpan.
• Elmas: en üst seviye, 2.5x çarpan.
• Puan eşiği: bir üst seviyeye yükselmek için gereken puan; eşiğe ulaşan üye otomatik yükseltilir.
• Puan kaynakları: check-out'ta konaklama geliri, adisyon kapanışında yiyecek-içecek harcaması, SPA satışında hizmet/ürün tutarı.

İpuçları

• Kazanılan puan üyenin mevcut seviye çarpanıyla çarpılır: Altın seviyede 100 TL harcama 150 puan getirir.
• Süresi dolacak puanları raporlayıp kampanya ile kullandırın; hem memnuniyet hem ek harcama yaratır.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Üye kartı konaklama ile eşleştirilmezse puan otomatik işlenmez; check-in'de üyelik sorgusu yapın.
• Puan oranlarını modül bazında ayrı tanımlamayı unutursanız bazı kanallardan puan kazanımı çalışmaz.